Tijdens het Digitaal Werven event heb ik een presentatie gehouden over het online sollicitatieproces op wervingssites. Een belangrijk onderdeel, vanuit mijn perspectief, is de automatische e-mail die je als bevestiging op een sollicitatie hoort te ontvangen.
In het Digitaal Werven onderzoek wordt de e-mail bevestiging op een groot aantal criteria beoordeeld. De essentie hiervan is in onderstaande figuur weergegeven:
Het leek me zinvol dit plaatje van wat praatjes te voorzien, en elk van de vier onderdelen nader uit te leggen.
Duidelijk
Een e-mail komt in eerste instantie in de inbox van een ‘werkzoeker’ terecht. En als het een actieve werkzoeker is, bestaat er natuurlijk een goede kans dat hij/zij op meerdere vacatures heeft gesolliciteerd.
Dus een onderwerp "Uw sollicitatie" zegt de ontvanger misschien wel veel te weinig. Het vermelden van de naam van de functie en de naam van het bedrijf kan in dit geval wonderen doen. En het is wel zo netjes.
Taalgebruik in de e-mail dient natuurlijk ook duidelijk te zijn. Korte zinnen met een heldere zinsbouw. En geen woorden (of nog erger; acronymen) die alleen binnen het eigen bedrijf bekend zijn… (om Simon Carmiggelt te parafraseren: Elk bedrijf is een samenzwering tegen leken).
Persoonlijk
Stel, ik heb als werkzoeker net een enorme hoeveelheid persoonlijke gegevens moeten invoeren. Zoals mijn naam, mijn leeftijd, geslacht, etc. En dan krijg ik een e-mail bevestiging op mijn sollicitatie die begint met: Geachte heer, mevrouw …
Dat geeft me echt een goed, warm gevoel. Heb ik daar al die moeite voor gedaan? Geloof me, als de IT afdeling zegt dat het niet kan, dan hebben ze er gewoon geen zin in. Want het personaliseren van een e-mail is altijd mogelijk. Tenzij de gegevens van mijn sollicitatie natuurlijk helemaal niet bewaard worden…
Een andere ‘doodzonde’ is een e-mail adres die begint met noreply@. Wat een heerlijke boodschap om te ontvangen… Heb ik al die moeite gedaan om te solliciteren; krijg ik een response waar ik niet eens op mag reagaren als ik dat zou willen…
Sluit de e-mail op een persoonlijke manier af. Bijvoorbeeld met de naam (en de contactgegevens) van de recruiter die voor de betreffende functie het vervolgtraject zal behandelen.
Het kan ook goed zijn om nog eens te benadrukken dat direct contact kan worden opgenomen met de recruiter. Het klinkt misschien verbazingwekkend, maar mensen kunnen wel eens heel terughoudend zijn als ze een goede indruk willen maken. Bijvoorbeeld als ze een baan zoeken…
Informatief
Begin de e-mail natuurlijk met een herhaling van de reden: de sollicitatie. En het is dan meteen een goed idee om de ontvanger te bedanken voor het feit dat hij/zij gesolliciteerd heeft. Toch?
Vertel ook wat de vervolgstappen in de procedure zijn en wanneer die vervolgstappen worden genomen. En vermeld dan geen weeknummers, of ‘eind maart’. Maar geef concrete data. Kan dat niet? Misschien is er dan iets niet helemaal in orde met het interne proces…
En een e-mail is een contactmoment (verkoopmoment?) met een potentiele medewerker. Geef ze alle informatie die ze nodig hebben als ze het vervolg van het sollicitatieproces gaan meemaken. En informatie over het bedrijf, de afdeling, de mensen waar ze mogelijk mee gaan werken.
Met links
Al die informatie die je een potentiele medewerker kan geven zou een e-mail wel eens erg lang kunnen maken. Dus biedt hyperlinks naar die informatie op de eigen site. Of eventueel andere locaties (Hyves, Linkedin groep, etc.) waar informatie kan worden gevonden.
Slotopmerkingen
Denk vanuit het perspectief van de ontvanger. Verplaats jezelf in de positie van de werkzoeker en beoordeel de e-mail vanuit dat gezichtspunt. Hoe je dat het beste doet? Solliciteer eens op een functie bij je eigen bedrijf!
Er zijn meerdere redenen om werkzoekers fatsoenlijk te behandelen tijdens een online sollicitatieproces. En dus ook een fatsoenlijke e-mail te sturen als bevestiging van hun sollicitatie.
De eerste reden is natuurlijk dat het mensen zijn. En dus ook als mensen dienen te worden behandeld. Dat vinden we tenslotte allemaal fijn.
De tweede reden is dat werkzoekers een steeds schaarser ‘goed’ beginnen te worden en dat nog lange tijd zullen blijven. Fatsoen scoort!
De derde en laatste reden is dat werkzoekers ook nog eens klanten kunnen zijn (of worden). Een slechte sollicitatie-ervaring kan daar nog wel eens verandering in brengen… Da’s handig; geen nieuwe medewerker en een klant minder!
De hele presentatie is overigens te vinden op Slideshare, dankzij Frankwatching
Deze post is meteen opgeslagen in mijn bloglines voor toekomstig referentiemateriaal, goed geschreven Marc!
@Chris:
Graag gedaan, er komt echter nog veel meer aan op dit gebied. Sit back and enjoy.
@Marc: twee dingen. Ten eerste in je voorbeeld mail ontbreekt één essentieel iets volgens mij (daarop werd in DW ook beoordeeld). contactgegevens van de recruiter. Je hebt er nu enkel naam staan en in je verhaal staat het tussen haakjes. Die haakjes mogen wat mij betreft weg, want ik wil als sollicitant kunnen bellen of mailen (minimaal) als ik vragen heb (of lang iets niet gehoord heb).
Het tweede is de varianten op het noreply adres die we in het onderzoek tegen kwamen. Net zo dramatisch volgens mij is recruitment-bedrijfsnaam@atsleverancier.nl
In andere woorden: zorg dat je de mails uit een persoonlijk adres mailt.
De mooiste opmerking van het event (ik heb er zowel digitaal als in real life al veel mensen over gehoord) viel ook over dit onderwerp. “Maar… als je geen noreply adres gebruikt krijg je allemaal mail terug, daar heb ik als recruiter helemaal de tijd niet voor die te beantwoorden”. Tja, lastig he, sollicitanten.
Oh, overigens is een autoreply niet per sé noodzakelijk in mijn optiek, mits je dan inhoudelijk reageert binnen een paar dagen. Aangezien dat bijna geen bedrijf lukt, is het inderdaad wel noodzakelijk.
@Bas:
Ik denk dat een autoreply wel noodzakelijk is om de simpele reden dat het bijna verwacht wordt.
Bij elke vorm van registratie of bestelling krijg je tegenwoordig vrijwel direct (auto)feedback. Het is daarmee onderdeel geworden van het verwachtingspatroon.
Geen autoreply? Is het dan wel goed gegaan? Met als gevolg vermijdbare herhalingsacties en vermijdbare contactpogingen.
@Marc: grappig genoeg zijn de meningen daar erg over verdeeld. In ieder geval of het wenselijk is. Ik heb hiet namelijk intervies over gedaan met tientallen IT’ers en die geven in grote getalen aan dat een auto reply op een sollicitatie voor hen aan afknapper is. Het geeft hen namelijk (waar of niet is niet relevant in deze) dat ze niet spoedig een reactie kunnen verwachten. Vreemd volk die IT’ers? Misschien wel, maar de meeste vinden het een afknapper van de eerste orde.
Maar je hebt wel gelijk dat hoe meer we het doen, des te meer we het verwachten, ook in andere processen. Maar hoe ga je hier mee om als je doet wat sollicitanten echt willen: e-mail sollicitaties ontvangen? Een auto ‘out of office’ reply? Lijkt me vreemd, immers, als je het helemaal goed doet, mail je naar een persoonlijk mail adres…
@Bas:
En zij bedenken natuurlijk meteen hoe het proces achter die e-mail in elkaar zit.
IT’ers zijn natuurlijk heel bijzondere mensen
Maar ik begrijp hun gedachte zeker wel. Echter, een autoreply die aan de beschreven voorwaarden voldoet zou ook IT’ers een veel beter gevoel geven.
Ik begrijp overigens niet wat je bedoelt met e-mail sollicitaties ontvangen?
Hi Marc
goede post (ja een ernstig trage reactie) maar ik heb geloof ik iets teveel blogs.
Ik denk dat je email opzet goed is alleen ben ik bang dat hele specifieke data in de email zetten over wanneer iemand een antwoord kan verwachten zeer lastig wordt met een ATS. Dan zou mijns inziens alleen kunnen als je handmatig emails gaat sturen en dat is wellicht iets teveel van het goede. Wellicht is er een mogelijkheid om zoiets te doen door een sql er in te gooien als [date + 7]
Anyway, ik zou benieuwd zijn naar een onderzoek (of wellicht heb je dit al eens gedaan) naar afwijzings methodieken en het type emails dat mensen krijgen.
groet
Ted