En vandaag dan alweer de derde IT dienstverlener; Ordina. Haar voorgangers, resp. Logica en Cap Gemini hebben bepaald geen beste indruk achtergelaten. Hopelijk kan Ordina iets van dat geschonden blazoen oppoetsen.
Bij Ordina heb ik gesolliciteerd op de functie van Management Consultant BPI. Klinkt wel lekker, maar ik heb geen idee wat zon consultant eigenlijk doet.
En dit hoop ik aan te treffen in de e-mail.
De e-mail
(naam en e-mail adres zijn verwijderd)
Duidelijk?
Half half:
Bevestiging sollicitatie Ordina
Ik weet nu in ieder geval dat het om een sollicitatie bij Ordina ging, maar zet nou ook even de functienaam in het onderwerp. Het maakt mijn leven iets makkelijker en voor een IT bedrijf kan dit toch echt niet moeilijk zijn. Toch?
En gelukkig! Ordina is (nog) niet geinfecteerd met het ’snel & spoedig’ virus, getuige onderstaande zin!
Binnen een week nemen wij contact met je op.
Persoonlijk?
Nee, met uitzondering van de aanhef: Beste <Voornaam>
Ik wordt gedag gezegd door de afdeling Ordina Recruitment en ook de e-mail van de afzender is niet persoonlijk:
werken@jobportal.ordina.nl
Jammer allemaal.
Informatief?
Nee, maar hoe zou dat ook kunnen met drie regels tekst.
Met links?
Nee.
Conclusie
Ik ga er vanuit dat Ordina de kortste automatische e-mail response heeft van deze gehele test. Correctie; ik kan daar natuurlijk niet vanuit gaan, maar ik hoop het van ganser harte. Want dit is wel heel erg kort.
Bas van de Haterd
says:Daarom was de reactie van Sogeti ook zo goed bij het Digitaal-Werven onderzoek. Geen auto reply, maar één dag later een keurige persoonlijke mail.
Het gaat niet om de illusie te wekken om een fake persoonlijke mail te sturen, maar wel een goede automatische mail die je de mogelijkheid geeft er weer persoonlijk op in te gaan. Als ik tenminste Marc’s eisen goed begrijp.
Marc Drees
says:@Leon:
In mijn Cap Gemini tijd hadden we het acroniem OTACE: On time, Above Customer Expectation.
Een automatische e-mail kan dat natuurlijk nooit zijn; het is een fatsoenlijke ping richting een potentiele medewerker. Een ping waar overigens heel veel in fout kan gaan, zoals overduidelijk blijkt…
Maar het menselijke contact is natuurlijk waar het echt om gaat.
Tenslotte is elk facet van online recruitment niets meer dan voorspel. Alleen kan daar heel veel in worden verknoeid. Terwijl er juist zoveel mee kan worden bereikt. Maar ja, als het al perfect was geregeld had RecruitmentMatters niets meer toe te voegen…
Leon Willemsens
says:@Hervé
Fijn lijstje! En je adresseert de vraag ook juist: wat is de verwachting van de kandidaat?
Dat was ook de onderliggende vraag aan Marc. Het is technisch natuurlijk allemaal mogelijk, maar is het ook noodzakelijk?
Als ik bij de pinautomataat sta, kan de bank simpel mijn verwachtingen overtreffen door naast mijn naam, mij bijvoorbeeld een fijne verjaardag te wensen: if “transactiedatum <= (geboortedag – 7 dagen) then “Felicitatie”; else end.
Maar de felicitatie is niet gemeend; alleen digitaal mogelijk gemaakt op basis van informatie die ik zelf heb gegeven. Geen medewerker bij de bank die ’s avonds thuis denkt: “Leon is morgen jarig. Ik zal hem even bellen.”
Dit is natuurlijk overtrokken, maar dat was in essentie de vraag die ik poogde te stellen. Gaan we voor de vorm of de functie?
Schieten we niet door in digitale beleefdheden die doorzichtig zijn? Ik ben het met Marc eens: Als je die keuze maakt, doe het dan goed.
Persoonlijk ben ik meer van de lijn dat je volstaat met to-the-point bevestiging (ook technisch en communicatief verzorgd), maar deze niet vermommen als een “fake-persoonlijke” mail omdat het technisch mogelijk is.
Als je écht verwachtingen wil overtreffen, moet de recruiter de volgende ochtend even persoonlijk bellen / mailen om te bedanken voor de inschrijving.
Ik vermoed dat zo’n actie meer wordt verwachtingen overtreft dan de best ingestelde autoresponder.
Bas van de Haterd
says:Er zit inderdaad een groot verschil tussen een echte persoonlijke mail en een automatische persoonlijke mail. Je moet niet een auto reply voordoen als een echte, maar dat wil niet zeggen dat hij niet persoonlijk mag zijn.
Dus eens met Leon dat je niet zit te wachten op een persoonlijke mail die niet echt persoonlijk is. Maar wel eens met de eisen van Marc dat je een reply moet kunnen sturen op de mail (liefst naar de persoon die het behandeld zodat misverstanden voorkomen worden), dat er contact gegevens bij staan en nuttige informatie.
Hervé
says:@Leon:
Vanuit een marketing oogpunt is het zeer belangrijk om namen, zoals verwacht aan te heffen. Mensen, dus ook uw sollicitanten, prikken in derde instantie door de autoresponder heen. De eerste instantie is letterlijk: “Hey, dat is mijn naam” de tweede is “Het staat helemaal goed geschreven” en derde is “O, dit is een automatische reactie”. De vierde heeft niet iedereen (Marc bijvoorbeeld wel) “Zo, dat is netjes opgesteld!” Die laatste reactie blijft bij, die andere kennen ze al.
Door zelfs je autoresponder te verbeteren kan het bedrijf een betere indruk achter laten.
Marc Drees
says:@Leon:
Je haalt hier een heel goed punt aan. Authenticiteit is namelijk zeer belangrijk in een e-mail response, zeker bij de jongere generatie (GenY).
Vanuit dat perspectief is het zinvol om duidelijk te maken dat het om een automatisch gegenereerde e-mail gaat. Dat laat onverlet dat je tegelijkertijd een persoonlijke benadering kan kiezen. Zowel bij de afzender, als in de afsluiting. Het gaat om het vinden van de goede balans waarbij je als ontvanger enerzijds begrijpt dat het om een automatische response gaat maar tegelijkertijd als mens toegesproken wordt.
Ik hoop overigens dat er geen applicatiebeheerder betrokken wordt bij het opstellen van de responsetekst; anders dan het implementeren van die tekst binnen het gebruikte systeem.
Overigens leuk om te ‘horen’ dat je met de informatie een verbetering hebben kunnnen aanbrengen in de eigen response e-mails
Leon Willemsens
says:Goed dat je hier aandacht aan besteed en op basis van je stukjes heb ik ook nog eens kritisch naar onze bevestigingsmails gekeken én aangepast.
Tegelijkertijd heb ik er ook nog wel een vraag over.
Ik lees jouw verwachtingen bij de bevestigingsmails en ik vraag me af of deze verwachtingen aansluiten bij die van de “gemiddelde” sollicitant? Voordat het verkeerd wordt begrepen, leg ik het graag uit.
Verwacht een sollicitant een mail waarin duidelijk wordt dat zijn sollicitatie in goede orde is geregistreerd? Of verwacht de sollicitant een uitgebreide, persoonlijke mail waarbij de onterecht indruk wordt gewekt dat de recruiter 24/7 actief is?
Ik stel de vraag omdat ik zelf altijd moet lachen bij de pin-automaat die mij, met geslachtsaanduiding en een volledig correct gespeld achternaam, een fijne morgen/middag/avond/nacht wenst. Alsof ik denk dat er een mens in de pin-automaat zit. Het is verder niet aanstootgevend, maar het is en blijft plastic beleefdheid.
Ergo, ik vermoed dat bijna alle sollicitanten inmiddels weten dat er een auto-responder de bevestiging stuurt. Of ze komen daar in ieder geval snel achter.
Op het moment dat je namelijk om 03:11 solliciteert en je hebt om 03:12 een bevestiging te pakken, weet je dat je zojuist een computer hebt lastiggevallen in plaats van een overijverige recruiter met een slaapgebrek.
Juist als die bevestiging dan persoonlijk is gemaakt met behulp van mergevelden, weet je direct dat een applicatiebeheerder jouw fraaie mail in elkaar heeft gestoken en niet die aardige juffrouw van de recruitmentafdeling, ook al staat haar naam eronder.
Erger nog, het wordt hiermee ook meteen duidelijk dat die hartelijke, persoonlijke mail die jij midden in de nacht hebt ontvangen waarschijnlijk dus in 10.000-voud naar andere sollicitanten is gestuurd.
Mijn vraag is dus: ga je voor de “personal touch” van de applicatiebeheerder waar je relatief makkelijk doorheen prikt, of voor de onpersoonlijke bevestiging dat je sollicitatie in goede orde is ontvangen, maar die in ieder geval niet de illusie wil wekken dat je sollicitatie al door de recruiter is bekeken?
Laat ik overigens voorop stellen dat de bevestigingsmails zo helder mogelijk moeten zijn en daarin verschillen we zeker niet van mening. Het gaat mij meer om de keuze tussen beide opties.
Benieuwd naar je mening.