Van twee kanten – De “preferred” supplier

Als bureau word je regelmatig blij gemaakt met een mogelijk “preferred supplier”-schap bij een grote organisatie: “Als jullie (het bureau) ons (de klant) nou een hele goede deal geven, dan beloven wij (de klant) dat we alle opdrachten bij jullie (het bureau) zullen uitzetten.” Werkt dat nou een beetje?

Dat hangt natuurlijk af van de gemaakte afspraken zou je zeggen. Ik heb in het verleden vaak gezien dat de “preferred supplier” heel hard moest werken tegen hele pittige condities (vakkundig uitonderhandeld door de afdeling “Procurement” (lees: Inkoop)), terwijl de “lijn” doodleuk een “vrindje” binnenhaalde voor een losse opdracht tegen veel aantrekkelijkere condities.

Kortom: de afspraken die je maakt met inkoop en recruitment zijn vaak pas aantrekkelijk voor de preferred supplier als inkoop en recruitment in staat zijn de “lijn” ermee in de pas te laten lopen.

Als je wat langer meeloopt, dan zie je dat alle grote organisaties hierbij een cyclus doormaken, die vaak samenhangt met de komst en het vertrek van een nieuwe inkoopmanager of recruitmentmanager. Als die aan boord komen, willen ze – natuurlijk – hun toegevoegde waarde laten zien door het proces strak te organiseren middels een heel RFI/RFP traject resulterend in een aantal preferred suppliers (per vakgbied).

Toch blijkt het vaak lastig als deze persoon weer doorgaat in zijn/haar carrière om over het spreekwoordelijke graf heen te regeren, waardoor de eerste haarscheurtjes al weer snel ontstaan en de eerste “zij-instromers” zaken gaan doen met de lijn. De preferred suppliers verslappen daardoor hun aandacht, waardoor uiteindelijk een “self-fulfilling prophecy” ontstaat en iedereen zegt: hoe is het mogelijk dat die luit ooit prefeered supplier zijn geworden?

In mijn eigen prakrijk heb ik inmiddels geleerd dat het belangrijk is een goede mix van een aantal grote preferred suppliercontracten te hebben,  gecombineerd met een aantal organisaties waar we zelf als “zij-instromer” acteren, aangevuld met wat bedrijven die voor het eerst de stap zetten naar het inzetten van een bureau.  Dat houdt het risico lekker gespreid.

Ben benieuwd naar jullie ervaringen met dit soort overeenkomsten en de daaruit geleerde lessen. Hoor graag input van klant- en bureauzijde!

Geef een reactie

12 Comments
  • Bas Westland
    says:

    Hi Erwin,
     
    Leuk dat er na 4 jaar nog op een artikel wordt gereageerd. Nog steeds actueel dus. Leuk dat je met je dubbele achtergrond beide kanten kunt belichten!
     
    Groeten, Bas.

  • Erwin Overdijk
    says:

    Ik heb een inkoopachtergrond en run een wervingsbureau gespecialiseerd in Inkoop.
     
    Het probleem is niet dat het verkeerd is om preferred suppliers in te voeren. Het is echter de bedoeling dat je ieder jaar of iedere
    twee jaar je preferred suppliers en nieuwe suppliers onder de loep neemt. Dat schiet er veelal in bij vele grote multinationals en
    dus zul je zien dat de “preferred suppliers” in werkelijkheid slechts “once added to the system suppliers” zijn. 
     
    Het is leuk om terminologie in te voeren, maar blijkbaar moeilijk om ook te begrijpen wat de gevolgen zijn van het invoeren van preferred suppliers en dat is iedere 1-2 jaar weer nagaan of je lijst wel uptodate is !
     
    Gevallen waar jij over spreekt dat je preferred supplier wordt en opdrachten toch via de lijn gaan, zijn typerend voor grote
    ondernemingen die al jaren niet functioneren en tevens volstrekt onwillend zijn ooit te gaan functioneren……
     
     
     

  • Rob van Elburg
    says:

    Een compliment voor de ING hier. Weinig externe recruitment activiteiten, maar als preferred supplier word je keurig op de hoogte gehouden van allerlei ontwikkelingen

  • Bas Westland
    says:

    @Marcus: Goede input, contacten met de lijn zijn essentieel, zeker bij jouw “soort” sales, die zich soweiso wat minder aantrekken van wat corporate dicteert 😉

    @ Bob: After sales is inderdaad evident en een goede manier om je relatie breed gedragen in de organisatie warm te houden.

    @Arno: Goede tip, meer diensten aanbieden en daarmee de band versterken (lock in klinkt zo onvriendelijk)

    @Cynthia: En laat jij nou net voor zo’n specialist werken 😉

    @Joris: Jazeker klink je zuur, maar dan ben je hier in goed gezelschap volgens sommigen (hè Marc ;-)) Maar je hebt gelijk, de waarde van het preferred supplierschap staat of valt met de mate waarin de deal wordt gedragen in de organsisatie.

  • Joris
    says:

    Het is exact mijn ervaring ook. Het hoofdkantoor komt stoer de werkvloer op met een preferred supplierschap! Terwijl het bij de klant totaal niet breed de organisatie ingeschoten werd. Sterker nog; sommige lijnmanagers wisten niet eens van het bestaan van een preferred supplierschap contract af! En daar sta je dan. Het werkt alleen als het bij beide organisaties (klant en leverancier) goed gebracht en breed gedragen wordt. Mijn ervaring is verder dat de lijnmanager inderdaad een vrindje heeft die levert en dat zo’n contract per saldo niet heel veel helpt. De vlag gaat uit als zo’n contract getekend wordt door de key-accountmanager maar het traject wat daar direct na komt wordt vergeten heb ik het idee.
    Ik klink toch niet zuur he 🙂
     

  • B.Jansen
    says:

    @Cynthia,  Evident is contact sowieso!
    Maar extra aandacht bij je Pre.Sup. is natuurlijk wel leuk voor zowel het bedrijf als kandidaat.  Het verhaal gaat tenslotte over hoe jij je Pre.Sup. behandeld om binnen te houden en de reacties daarvan…

    @ Arno, Ik ben het helemaal eens met jou 🙂

  • Cynthia Blackstone
    says:


    @Bas,
    Als je puur kijkt naar het secretaressevak hebben uitzendbureaus lange tijd niet kunnen voorzien in de vraag naar goede, tijdelijke secretaresses. Dat betekent automatisch dat bedrijven hun toevlucht nemen tot gespecialiseerde bureaus die wel aan de vraag kunnen voldoen door bijvoorbeeld inzet van (zeer ervaren) freelance secretaresses, preferred supplier of niet.
    @ B.Jansen
    Het lijkt me evident dat je contact blijft (onder)houden met je opdrachtgevers en kandidaten.

  • Arno
    says:

    Een afspraak om te mogen leveren (als één van de partijen) kan handig zijn als een organisatie werkelijk heel strak leeft bij deze lijsten. En waarom sta je erop? Ben je een niche speler voor specifieke functies, of juist een partij die allround alles kan vinden? Als het het heel erg aan de persoonlijke relatie hangt, hoeft daar niets mis mee te zijn, want als die relatie weggaat bij klant A, kan hij jou bij klant B naar binnen halen.
    Meer zekerheid kun je zoeken met diensten waardoor de lock-in wordt versterkt. Bijvoorbeeld door delen van het recruitmentproces te laten outsourcen naar jou, denk aan communicatie, inkoop, gebruik van tools, testen, eerste selecties, etc. Jouw organisatie moet het natuurlijk wel kunnen aanbieden.
     

  • B. Jansen
    says:

    @bas, ik geef je grotendeels gelijk in de werkwijze bij grotere organisaties die jij omschrijft.

    Ik zelf hanteer een andere manier om een P.Sup. klant binnen te houden. Ik hou mij vooral bezig met de after-sales doormiddel van Update gesprekken met kandidaat en desbetreffende manager (Dus wanneer de kandidaat al geplaatst is).

    Door deze werkwijze te hanteren, hou jij je eigen in het licht bij de organisatie zowel bij recruitment, inkoop en de manager van de desbetreffende afdeling. Want de meeste nieuwe HR-Manager gaan vaak naar de desbetreffende manager voor informatie en zal daarna weer naar de inkoopmanager gaan.

    Door de bezoeken die jij dus maakt, maak jij je eigen veel meer bekend in zo’n organisatie. (Dit heet ook wel relatie-verkoop, service-gericht)

    En neem maar van mij aan, het werkt!

    Want aan het einde van mijn W&S termijnen hou ik ook nog een gesprek met de recruitment en manager van de  desbetreffende afdeling.

    De reactie is positief in de meeste gevallen, want anders heb jij je werk niet goed gedaan. Daarnaast herkenning speelt hierin een grote rol. De naam van jou en het bedrijf zit genesteld in het geheugen van je klant.

    En de kandidaat voelt zich ook nog eens gewaardeerd.

    Groet,
    Bob

  • Marcus Hinrichs
    says:

    Hi Bas,

    De vacatures zitten vooral bij de lijnmanagers, daar moet je dus je aandacht op vestigen. Onze eravring als preferred supplier is dat dit puur een ‘toestemming’ is dat je zaken ‘kan’ doen. Of je inderdaad zaken doet hangt af of je ‘vrinden’ kan worden met de lijn. Zeker recruitment is een gun markt, het gevoel moet goed zitten en je moet blijven presteren met goede kandidaten. Dat je dus op een lijst staat bij de inkoop als officieel of preferred supplier is een uitnodiging van een bedrijf om intern relaties op te bouwen, hun business te leren kennen en waarde toe te voegen. Als ej dat goed oppakt trek je ook genoeg business naar je toe. Daarnaast moet ik inderdaad wel bekennen dat het ene bedrijf strenger kijkt of er langs de zijlijn ook andere vrinden binnenkomen dan het andere. Wel wakker blijven dus 🙂

    Groet,
    Marcus