Marc en ik hebben hier al regelmatig geschreven over de waarde van e-mails en waarom het zo belangrijk is deze goed te doen. Waarom je daar echte mensen als afzender zou moeten gebruiken of toch tenminste herkenbaar zou moeten zijn. Op Frankwatching schrijft Paul Neuteboom hier een mooi artikel over, onderbouwd met wat cijfers. Het gaat om welkomstmails, maar is goed te vertalen naar sollicitatie bevestigingen.
Het begint met het moment van verzenden. Er zijn nog veel organisaties die geen auto reply geven. Dat komt deels omdat ze zeggen: hoe waardevol is het om een antwoord te krijgen: dank je voor je …., het heeft nummer …. meegekregen. Dat kan, maar je kan het ook goed inrichten natuurlijk. Feit blijft dat als iemand solliciteert en op de bedankpagina leest dat hij een e-mail ontvangt, hij of zij die e-mail direct verwacht. Echter, zo staat te lezen in het stuk op Frankwatching:
Uit Amerikaans onderzoek in 2007 blijkt dat 61% van de welkomstmails binnen 10 minuten aankomt. En het grootste deel hiervan binnen 3 minuten.
Dat is net iets meer dan de helft en dat is dus veel te weinig. Vergeet niet, dit is een contact moment, een moment waarop iemand interesse heeft in je organisatie: houd dat vast.
Het artikel gaat verder:
Het afzendadres bepaalt voor 65% of de ontvanger je e-mail opent. De onderwerpregel voor de overige 35%. Sta hier bij stil en zorg ervoor dat de velden ‘van’ en ‘onderwerp’ aansluiten bij de inschrijving voor je mailing. Het ‘van’-veld bestaat uit een e-mailadres en een vriendelijke naam.
In dit licht wil ik even praten over de vele, vele vreemde afzenders die we zien in Digitaal-Werven. De adressen zijn vaak al vreemd (met de ATS erin genoemd, of noreply adressen), maar de mooiste kreeg ik toch afgelopen week door. Afzender (de naam): default user. Adres (defaultuser-bedrijfsnaam@ats.nl). Je voelt je meteen gewaardeerd bij dat bedrijf en ik dacht ook meteen: dat zal de medewerker ook wel vinden: ‘hoi, ik ben Bas, maar in ons bedrijf heet ik default user’.
Een tip voor verkopende organisaties in het stuk is: begin met je bedrijfsnaam. Nu weet ik niet of dat absoluut noodzakelijk is bij sollicitaties, maar zorg in ieder geval dat in je subject titel de bedrijfsnaam, de functie en het woord sollicitatie voor komt.
En personaliseer het. Als iemand net de moeite heeft genomen zijn naam in je formulier in te vullen, gebruik die dan ook. Want ook dat is enkel een teken van respect.