Van twee kanten – Geef je een bureau exclusiviteit?

Eén van de dingen waar je als bureau recruiter hard voor knokt in de onderhandeling met je klant is exclusiviteit. Je wilt natuurlijk niet voor niets je werk doen, want als een ander bureau of de klant zelf met een kandidaat komt, vis jij achter het net en sta je met lege handen na een aantal dagen of weken werk. Maar ja, toen ik aan de bedrijfskant zat, wilde ik me ook liever niet “ophangen” aan één bureau. Hoe vinden we samen een middenweg?

Allereerst de bureaukant. Tsja, het liefst zou je als Bureau Recruiter exclusief werken en met een retainer (vergoeding vooraf). Maar ja, kom daar maar eens voor in de huidige markt, je krijgt geen klant meer. Er zijn genoeg andere bureaus die niet exclusief willen werken (onze Engelse vrienden vooral). “No cure no pay” is al bijna een gegeven in deze huidige recessie. Maar dan ook nog eens niet exclusief werken? Dan wordt het bijna roulette in het casino en voor je het weet staat de continuïteit van je bureau op het spel.

Tsja en dan de klant. Waarom zou je als Corporate Recruiter exclusiviteit weggeven als het niet hoeft in de huidige markt. Bovendien, je ziet jezelf al aankomen bij je manager met een factuur, terwijl je toevallig zelf een kandidaat had gevonden, nadat je dat bureau had ingeschakeld. Geen goede beurt natuurlijk. Bovendien heb je in het verleden wel eens leergeld betaalt doordat je een bureau exclusiviteit had gegeven en het maar duurde en duurde voor ze met fatsoenlijke kandidaten kwamen. Aan de andere kant wil je ook goede kandidaten en die komen alleen als het bureau in kwestie zich echt inspant en doen ze dat wel als ik geen commitment geef?  En je wilt ook geen scheidsrechter spelen tussen bureaus om te bepalen wie nou als eerste dat Monster CV had gestuurd, wat je net zo goed zelf had kunnen vinden.

Waar ligt de oplossing?

Allereerst denk ik dat je – ook in tijden van recessie – een commitment moet aangaan naar het bureau wat je inhuurt. Noem me één succesvolle en langdurige relatie – privé of zakelijk – waarbij alle commitment van één kant kwam of waar al het risico aan één kant lag. Een huwelijk waarbij één van de partners trouw of monogaam is en de andere niet of polygaam, werkt denk ik ook niet. Maar commitment betekent nog niet machteloos overleveren.

In mijn tijd als HR Manager en Corporate Recruiter sprak ik altijd een “time boxed” exclusiviteit af met concrete mijlpalen (profiel, targetlijst, longlist, shortlist), die gehaald moesten worden. Haalde het bureau die niet, dan verviel de exclusiviteit. Ik gaf dus commitment, zolang het bureau presteerde.

Ik deed ook aan second sourcing. Dat betekent dat ik altijd een tweede bureau achter de hand had, die ik een andere vacature gaf. Dat bureau kon de procedure overnemen, zodra het bureau met de exclusiviteit niet presteerde. Dat wisten ze van elkaar en zo hield ik beide partijen scherp, maar hadden ze ook beide business van me met de nodige commitment. Het zorgde er ook voor dat ik niet een hele trits bureaus hoefde in te leren in het bedrijf, maar slechts twee. Jaarlijks besliste ik met welke van de twee ik doorging. De minst presterende verving ik door een nieuwe partij.

Maar wat nu als je als Corporate Recruiter zelf iemand vind tijdens de procedure? Die neem je natuurlijk aan. Maar ja, wat is dan fair naar het bureau toe? Ik denk dat op dat moment een afbreekvergoeding op zijn plaats is, maar ook daar geldt weer: ben fair, maar geef niet alles weg. Betaal dus alleen voor de verrichtte arbeid tegen kostprijs. Daar kun je ook vaste bedragen per milestone voor afspreken, dus bedrag x bij afbreken na de intake, x+1 na targetlijst, x+2 na long list, etc.. Dan leidt het bureau in ieder geval geen verlies. Waarom zou je dat doen? Omdat het ook in jouw belang is dat een succesvolle leverancier levensvatbaar blijft. Bovendien heb je al voor een bureauplaatsing gebudgetteerd als je een bureau in de arm neemt, dus waarom niet een fair deel aan hen betalen voor het werk, als je toch al veel minder hoeft te betalen dan begroot?

Ik ben heel benieuwd naar jullie meningen. Zou graag reacties van bureau én corporate recruiters zien!

Volgende week dinsdag mijn laatste post in 2009. Ik neem verzoeknummers aan, wie?

Geef een reactie

17 Comments
  • Roy van Buuren
    says:

    Jaja, erg late reactie. Toch heb ik een aanvulling op Bas W.
    Bij geringe vertrouwen, geen gezamelijke geschiedenis of het missen van de gunfactor is het voor een W&S bureau lastig om exclusiviteit te krijgen bij invulling van een functie. Bij NCNP komt alle risico bij het W&S bureau te liggen. Een middenweg is gewenst; NCNP op exclusiviteitsbasis.

    Bij deze vorm van samenwerking krijgt het bureau 4 á 6 weken (afhankelijk van de moeilijkheidsgraad) exclusief de tijd om kandidaten aan te dragen. Echter wordt er pas na de uiteindelijke selectie een fee in rekening gebracht, dus niet vooraf. Ter aanvulling hiervan kan er zogenaamde ‘milestones’ worden afgesproken. Bijvoorbeeld searchen de eerste 2 weken, week 3 en 4 intakes enzovoorts. Lukt het niet om binnen de aangestelde periode geschikte kandidaten voor te dragen of de milestones worden niet gehaald, dan vervalt de samenwerking. Deze samenwerkingsvorm is laagdrempeliger voor de (potentiele) opdrachtgever.

  • Bas Westland
    says:

    @Wessel: Goede aanvulling dat exclusiviteit ook in het belang van de kandidaat is.

    V.w.b. de periode. Ik koppel de exclusiviteit zelf aan elke milestone in het proces. Profiel aanleveren (1 week na intake), targetlijst (2 weken), longlist (4 weken), shortlist (6 weken). Hal ik één van de milestones niet, dan vervalt mijn exclusiviteit.

  • wesselhaytink
    says:

    Interessante blog!
    Exclusiviteit, of liever commitment blijft een heet hangijzer.
    Bekijk het eens van kandidatenkant; niet weten waar je op solliciteert (een organisatie in het midden van het land). De latente werkzoekenden zullen hier vrijwel nooit op reageren. En dat zijn vaak juist de mensen die je wilt hebben, niet de mensen die overal op solliciteren.
    De kans dat het bewuste bureau ook daadwerkelijk de organisatie en de functie kent is ook miniem.  Geen exclusiviteit/commitment levert eerder een ratrace op tussen bureaus om zo snel mogelijk een leuk CV over de schutting te knikkeren en de andere bureaus te snel af te zijn, waarbij de kwaliteit van je bureau in het gedrang komt.

    @Rob: 2 maanden exclusiviteit is inderdaad wat lang, behalve als je praat over een volledig traject van pitch tot plaatsing (tekenen arbeidsovereenkomst). In het kader van deze blog zijn 2 weken wel weer érg kort. Ik ga voor een periode van 4 weken, inclusief intakes (laten we eerlijk zijn, niet alle kandidaten kunnen direct de volgende dag op komen draven voor een intake en spontaan een tandartsafspraak vergeten zijn doet het ook niet altijd goed bij je baas).

  • Bas Westland
    says:

    @Michael Ik ken inmiddels aardig wat Corporate Recruiters waar je stil van wordt als Bureau Recruiter (zie ook http://www.emploit.nl/meest-invloedrijke-recruiter-2009), dus outsmarten is er lang niet altijd meer bij. Maar je hebt wel gelijk dat je alleen een traject moet doen via ene bureau als het echt waarde toevoegt. De kans dat je exclusiviteit dan gebroken wordt, is het kleinst. De zaken die jij noemt geven zeker toegevoegde waarde.

    @Rob Aha! Ik noteer hem.

     

  • Michael Geradts
    says:

    In de hele discussie mis ik nog een beetje de toegevoegde waarde van de samenwerking. Een voorzet vanuit de klant kant:
    uitbesteden scheelt tijd en mankracht
    een bureau kan meer bronnen hebben
    en/of kan er met meer drive en expertise in duiken(niet iedere HRM heeft een passie voor computers zal ik maar zeggen)
    Interne kandidaten afwijzen kan je beter uitbesteden.
    Reflexie op de eisen krijg je niet van intern. Dat is vaak meer van hetzelfde.
     
    Is wellicht dus communicatie met de vacaturehouder dan nog belangrijker dan commitment. Mijn ervaring is dat de kwaliteit van die communicatie succes-bepalend is.
     

  • Bas Westland
    says:

    @Lennaert Een aantal van mijn vaste klanten doen dat ook (kanddiaten die bij hen reageren ook via mijn desk sturen). Sommogen willen daarvoor geen korting zien als deze kandidaat het wordt anderen wel. Veel anderen gaan de kandidaat interviewen en informeren je pas als ze hem/haar aannemen. Ik denk dat de door jou geschetste situatie misschien opgaat in de hogere regionen van executive search, maar zeker niet over de volle breedte van w&s.

    @Rob Ik kan je geloof ik niet helemaal volgen. Doe je nou een suggestie voor een nieuwe “Van twee kanten”? Maar wat is de suggestie dan? Of bedoel je heel wat anders?

  • Rob van Elburg
    says:

    PS: Betreffende een verzoek: Het nut van reactief werven op een sales vacature in tijden van recessie. Goed scorende sales zitten muurvast want waarom zouden ze nu willen switchen?  Juist organisaties die willen investeren in verkoop willen juist nu die goed scorende sales. Het blijkt dat deze vacatures in aantallen toenemen. Toch maar die retainer 😉

  • Lennaert Ekelmans
    says:

    Op je vraag: Maar wat nu als je als Corporate Recruiter zelf iemand vind tijdens de procedure?
    De reden dat bedrijven werving en selectie bureaus inschakelen is ook vooral -zoals de naam al zegt- om het selecteren van kandidaten inclusief al het vele werk wat daar bij komt kijken, uit te besteden.

    Een Corporate Recruiter kan zelf iemand vinden tijdens een procedure, maar onze klanten verwijzen deze kandidaat vervolgens dan altijd door naar ons, zodat wij met de selectie procedure kunnen beginnen.

    Werving en Selectie bureaus krijgen te maken met honderden dan wel niet duizenden kandidaten per jaar, als je een serieus werving en selectie bureau hebt weet je vaak beter wat goed voor de klant is dan de klant zelf.

    Exclusiviteit zorgt er dan voor dat het geen spaghetti wordt, alle kandidaten komen op 1 hoop waaruit dan een uitgebreide en objectieve selectie wordt gemaakt.

    Klanten willen juist dat deze processen uit worden besteed, waardoor exclusiviteit geen probleem is voor hen.

  • Rob van Elburg
    says:

    Zeer zeker wel exclusiviteit geven. 

    Alleen geen 2 maanden. 2 weken is meer dan zat. Een week voor search, een week voor intake. Hier kan je een search fee voor uitkeren. Een eenmalig bedrag van bijv EUR 2000,=. Dit bedrag is later te verdelen met de plaatsingsfee.

    Voorkomend voordeel voor Corporate is dat snelheid dan wel een issue is, maar geen dominerende.  Een bureau heeft dan echt de mogelijkheid de beste voor te stellen i.p.v de eerste die voorbij komt en past.

    Mocht een bureau na 2 weken niet leveren dan is de “delay damage” richting lijn manager ook wel te handelen. Na 2 maanden is deze veel groter.

    Een bureau dat na 2 weken niet weet voor te stellen hoopt op een lucky shot of een late reactie op werving. Dan als Corporate ook risico spreiden, juist vanwege de druk uit de lijn.

    Het lot van mijn vacature zou ik verder nooit voor 100% overdragen. Dus in de exclusiviteit voor het bureau, de uitzondering van eigen aanname. Plaats je zelf, dan behoudt het bureau de search fee.  Fair deal.

  • Bas Westland
    says:

    @Remco Ik denk dat je als bureau ook pas een vacature aan moet nemen als het de klant zelf niet lukt, vanwege een gebrek aan tijd of netwerk. Pas dan levert je toegevoegde waarde. Overigens denk ik dat het veel slimmer is als de corporate recruiter de vacatures verdeelt over zijn kanalen (waarvan hij er zelf één is). Dat is veel effectiever dan voor alle avcatures een beetje doen.

  • Remco
    says:

    Bas wederom een mooi stuk, ik ben het ook volledig met je eens mbt exclusiviteit geven, want zonder vertrouwen kom je er niet. Ik zou altijd streven naar een verlengstuk creeëren via een bureau en dat kan niet door hit en run.

    Alleen moet je als bureau altijd beseffen dat je 1 concurrent hebt dat is de corp. recruiter zelf. Ik zou nooit een afbreuk fee afspreken met een bureau, maar dan is de vraag waarom niet.

    Ik vind dit een vorm van bedrijfsrisico, ook het bureau moet een inschatting maken, bij exclusiviteit. 1 kunnen wij deze functie invullen, 2 hoelang heeft de klant de kandidaat niet kunnen vinden, 3 hoe groot is de kans dat zij hem vinden, 4 wat betekent deze klant op de lange termijn voor mij en 5 neem ik dus op basis van de voorgaande 4 deze functie aan. Dan hou je dus rekening mee dat de klant ook nog een kandidaat kan vinden.

    Voorzet voor de volgende discussie: nut van vacaturebanken??