Van twee kanten – Wie het eerst komt….

Afgelopen week sprak ik een collega bureau recruiter, die me advies vroeg bij een dilemma. Ik denk dat meerdere bureau recruiters met dit dilemma zitten, nu de markt meer en meer dicteert dat werving & selectieprocedures ook op niet-exclusieve basis (lees: andere bureaus werven ook en de klant ook) worden ingestoken. Waar gaat het om?

Eigenlijk is het heel simpel. Op het moment dat je als bureau recruiter een procedure niet-exclusief doet, is het van het grootste belang duidelijke afspraken te hebben over wanneer een kandidaat als door jou aangeleverd wordt beschouwd.

Vaak moet je dus kunnen bewijzen dat een kandidaat nog niet door een ander bureau is aangeleverd bij dezelfde klant voor dezelfde vacature of dat de kandidaat nog niet zelf heeft gesolliciteerd voor de betreffende vacature.

De kandidaat speelt daar natuurlijk zelf ook een rol in. Die weet natuurlijk donders goed of hij/zij zelf heeft gesolliciteerd en zou ook moeten weten of hij door een ander bureau is voorgesteld.

Helaas zijn er echter ook veel bureaus die denken het eerste de streep te kunnen halen door een CV al neer te leggen, voordat de kandidaat het zelf weet. Als de klant dan het principe hanteert dat wie de kandidaat het eerste in hun systeem heeft gezet – dat is het meest gebruikelijk – heb je als ‘net bureau’, wat op toestemming van de kandidaat wacht, vaak het nakijken.

Een kandidaat zal een dergelijke praktijk vaak wel naar jou willen erkennen, maar zal zich niet snel bij het andere bureau terugtrekken als zijn gewenste werkgever dat bureau voorrang geeft door de eerdere melding.

Ander dilemma kan zijn dat een kandidaat geen reactie heeft gekregen van de werkgever op zijn sollicitatie en het dan maar via jou probeert. Als bureau recruiter hou je vol en de kandidaat komt binnen, maar wat dan? De niet-reagerende interne recruiter ontdekt later in het proces dat de kandidaat al gesolliciteerd had en weigert een fee te betalen. Wat nu?

Ik denk dat beide situaties meer en meer voorkomen door de tendens naar niet-exclusiviteit. Mijn mening is dat je maar beter geen zaken kunt doen met klanten, die de melding van het CV in een systeem belangrijker vinden dan de verklaring van een kandidaat. Helaas is het echter zo dat ze verzuimen om het contractueel zo af te dekken dat het andere bureau bazkeil moet halen. Uit vrees voor een dubbele fee pakken ze dan vaak niet door.

In het geval dat een kandidaat zelf niet doorkomt, maar dat jij voor hem de ingang ‘forceert’, zou ik het gewoon aan de interne recruiter melden en wel vooraf – dus voor het voorstellen – een afspraak maken. Er van uitgaande dat de kandidaat je heeft geïnformeerd. Tsja, en als dat niet zo is, heb je weinig poten om op te staan, vrees ik.

Ben benieuwd naar jullie ervaringen en meningen.

Geef een antwoord

5 Comments
  • Bas Westland
    says:

    @Marina: Ja, als je als bureau ongevraagd CV’s gaat spuien dan moet je inderdaad niet gaan mopperen. In het bovenstaande was ik er even vanuit gegaan dat dat niet het geval is. Time-boxed exclusiviteit (lees: binnen x weken kandidaten leveren, anders vervalt de exclusiviteit) in combinatie met no-cure-no-pay is doorgaans de beste oplossing voor beide partijen is mijn ervaring.

  • Marina
    says:

    Het gebeurt ook dat wij als klant cv’s van kandidaten ontvangen op een vacature die wij zelf op websites hebben geplaatst en waarvoor wij helemaal geen bureau hebben ingeschakeld. De stroom cv’s komt dan (zelfs als er staat dat wij geen acquisitie wensen) vaak vanzelf op gang. Dit is ook voor ons als klant vervelend omdat je graag zelf kandidaten wilt bereiken en je niet op die extra cv’s zit te wachten (met het risico dat er een kandidaat tussen zit die ook zelf gesolliciteerd heeft met alle discussie daar omheen).  Of  je wordt door meerdere bureaus gebeld of ze kandidaten mogen aanleveren en dat zijn soms zomaar een paar telefoontjes per dag.
    Ik geef zelf dan ook echt de voorkeur om met een paar bureaus (per functie een keuze) meer exclusief te werken, maar dan wel liever no cure no pay dan met een vast bedrag ongeacht het resultaat. Dit omdat het helaas ook vaak voorkomt dat je een opdracht exclusief uitzet en dat het resultaat (langdurig) uitblijft en dan moet je toch veel geld betalen terwijl je vervolgens de procedure weer opnieuw moet opstarten met heel veel tijdsverlies en extra kosten. 
    Ik denk overigens wel dat de meeste bedrijven wel onderscheid kunnen maken tussen bureaus. Kwaliteit levert op de lange termijn echt meer op dan het maar raakschieten met cv’s. Ook merk je gauw genoeg of bureaus de kandidaat gesproken hebben en of ze puur op omzet gericht zijn of dat ze voor een langdurige relatie gaan.

  • Bas Westland
    says:

    @Frits: Goede analyse. Heldere afspraken vooraf en die expliciet bespreken scheelt veel. Ik heb ook een exclusiviteitsclausule in mijn voorwaarden, maar die haal ik ngo expliciet aan in de opdrachtbevestiging. Maar je gelijk halen in een markt die door de opdrachtgever wordt gedicteerd kan je de kop of anders zeker een klant kosten.
    @Marcel: Ja, heldere afspraken vooraf en die ook expliciet communiceren over welbekende bronnen van conflict in ons vak (garantie, exclusiviteit, betaalmoment, etc.)  werkt m.i. het beste. Toch zul je nooit elke situatie kunnen “vangen” in afspraken. Dan krijg je vuistdikke en daarmee onwerkbare contracten. Je relatie met de klant is dan heel bepalend voor hoe je het kunt oplossen.

  • Marcel de Jong
    says:

    @BasW
    Goed stuk! Vooral in ‘no cure no pay’ procedures is dit natuurlijk killing, en dat is jammer. Snel reageren gaat boven kwaliteit en dat is niet goed voor ‘onze’ naam.  Maar ook de naam van onze opdrachtgevers komt in het gedrang.
    Bij Hebbes adverteren we altijd met naam van onze opdrachtgevers en we merken inderdaad ook dat er bureau’s (hier zal ik wat minder transparant in zijn helaas) zijn die CV’s van Monsterboard plukken en deze vervolgens bij onze klant neerleggen (vaak ook nog met contactgegevens!). Wij benaderen de kandidaat eerst netjes en zullen pas in overleg de kandidaat voorstellen.
    De kandidaat kan in het slechtste geval dus vanuit 3 partijen worden benadert over een vacature en zal in een aantal gevallen afhaken, inclusief slecht gevoel over de opdrachtgever en de 2 bureau’s.
    Zit er dan niets anders op om nog meer regeltjes en gedragsregels te maken? En staan er dan nog meer ‘cowboys’ op om hier weer misbruik van te maken??

  • Frits Otten
    says:

    Prima artikel, schept ook duidelijk de kaders. Het is mijn ervaring ook dat je dit vooral in non-exclusiviteitstrajecten meemaakt. Nu hebben wij voor deze trajecten duidelijke kaders (onze voorwaarden) en die delen wij direct zodra wij een dergelijke opdracht mogen invullen en toch lost dat nog niet alles op. Net zoals andere contractuele geschillen kun je hier juridisch je gelijk zien te halen. En soms doen wij dat ook, al is het maar om een duidelijk statement te maken. Toch doen wij dat zelf terughoudend, wij willen een serieuze klant en kans voor de toekomst niet verprutsen. Sinds wij bij aanvang duidelijk onze kaders aangeven, hebben wij ten aanzien van afspraken een betere dialoog met de opdrachtgever. In de regel worden onze voorwaarden goed gelezen. Soms gaat de opdrachtgever daar niet mee akkoord en passen wij die op punten aan. Voordeel is dat wel dat er goed gekeken is naar de spelregels en dat die in de regel goed gevolgd worden. Hoe goed de voorwaarden / spelregels ook zijn, een garantie voor ‘goed gedrag’ is het nimmer!