Automatische e-mail response op een online sollicitatie via een wervingssite. De afgelopen maanden hebben we daar op RecruitmentMatters de nodige aandacht aan besteed. Door de e-mails die we van zo’n veertig bedrijven ontvingen in detail te beschrijven.

Maar het is natuurlijk aardig om te zien hoe de verschillende e-mails scoren. Niet slechts om een winnaar te bepalen; maar vooral om te zien wat de gemiddelde kwaliteit is en waar voor bedrijven nog de meeste winst kan worden gemaakt.

En daarvoor hebben we een meetmethode ontwikkeld waarbij de Web Site Review van Forrester als vertrekpunt is gebruikt. Zowel voor wat betreft de rekenmethode, als voor een aantal vragen.

In totaal zijn 14 vragen gedefinieerd:

1. Does the e-mail “from” address contains a recognizable sender?
2. Does the e-mail title provide relevant information?
3. Is the recipient allowed to respond to the e-mail?
4. Does text formatting and layout support easy scanning?
5. Are paragraphs prioritized based on their relevance?
6. Does the E-mail text starts with a salutation?
7. Are salutation and E-mail text consistent?
8. Is a paragraph available explaining the purpose of the e-mail?
9. Is a paragraph available explaining the next step(s)?
10. Are paragraph(s) present that provide valuable information to the user?
11. Does the “signing off” contact information contains a recognizable sender?
12. Does the e-mail text contains call(s) to action action?
13. Are hyperlinks (calls to action) clear and informative?
14. Is the e-mail text legible?

(Alle vragen zijn in het Engels opgesteld om een eenvoudige uitbreiding van het onderzoek naar andere landen mogelijk te maken)

Elke vraag levert een score op tussen -2 en +2:

• Een +2 betekent dat de e-mail op deze vraag een best practice laat zien.
• Een -2 betekent dat het noodzakelijke proces, de functionaliteit of de conten niet aanwezig is.

De beste score is dus 28 punten; de slechtste score is -28. De drempelwaarde is 14; onder dit puntenaantal is de e-mail onvoldoende. Scoort een e-mail 14 punten of meer dan is de e-mail ‘geslaagd’.

Voor elk van de bovengenoemde 14 vragen zijn voor de verschillende scores (-2, -1, 1 en 2) richtlijnen uitgewerkt om een objectieve beoordeling mogelijk te maken.

In volgende afleveringen zal ik voor elke vraag de details verder uitwerken.