Om de kwaliteit van de automatische e-mail response op online sollicitaties te meten, zijn een 14-tal vragen opgesteld. Per vraag is er echter nog het nodige te zeggen over de wijze waarop

In 14 afleveringen ga ik dieper in op elke afzonderlijke vraag, en de wijze waarop de beoordeling tot stand komt.

Vandaag de vierde vraag: Maakt formattering en lay-out het eenvoudig om de e-mail te scannen?

En dit is een onderdeel dat ik onverkort van Forrester heb overgenomen Forrester heb geleend. De detaillering voor deze vraag is dus geheel in het Engels.

• There are two major instances (or one major instance and several minor instances) where text formatting or layout does not support easy scanning (-2)
• There is one major instance (or several minor instances) where text formatting or layout does not support easy scanning (-1)
• Text formatting and layout support easy scanning (+1)
• As above, plus text formatting or layout focuses the user’s attention on the most relevant content(+2)

Met daarbij de volgende uitleg:

• Formatting includes: font, text size, bolding, italics, text color, background color, punctuation, and capitalization.
• Use all uppercase letters sparingly or not at all.
• Avoid exclamation points!
• Layout includes: lists, bullets, horizontal lines, spacing, indentation, justification, and graphical devices (e.g., “new!,” “free!”).
• Avoid single-item bulleted lists.
• Use nonbreaking spaces between words that need to go together in order to be scannable or understood.
• Have one idea per paragraph (users will skip over any additional ideas if they are not caught by the first few words in the paragraph).
• Use half the word count (or less) than conventional writing.

In vorige afleveringen zijn de volgende vragen behandeld:

1. Is het e-mail adres van de afzender herkenbaar?
2. Geeft de titel van de e-mail voldoende informatie?
3. Mag de ontvanger op de e-mail reageren?

Volgende keer: Hebben paragrafen een prioriteit op basis van hun relevantie?