Via HRinfinance kwam ik op usability guru Jacob Nielsen’s blog met 10 tips voor efficienter werken. Iets dat we allemaal moeten gaan doen, want tot nu toe hebben de nieuwe media vooral ons veel tijd gekost en geen productiviteit opgebracht. En dat moet, want de vergrijzing komt eraan en die moeten we het hoofd bieden door stijging van productiviteit. Maar helaas zie je in dit stuk dat meneer Nielsen toch een beetje een ouwe sok is, want veel van zijn tips zijn onzinnig en contra productief.
Neem bijvoorbeeld tip 2: don’t use reply to all. Nee, natuurlijk moet je dat niet doen. Dat is logisch, maar… zorg er voor dat je een intern sociaal netwerk hebt lijkt me dan een betere tip. Reduceer je e-mail verkeer in de organisatie met 80% (cijfers die haalbaar zijn weet ik uit de praktijk) door te zorgen dat elk niet heel erg vertrouwelijke artikel gewoon geblogd wordt. Dan kan iedereen lezen. Elke interne e-mail naar meer dan 3 personen zou eigenlijk beter een intern blog kunnen zijn. Het grote voordeel: de informatie bereikt iedereen die er interesse in heeft (eventueel kun je die 1 of 2 die het per sé moeten lezen daar even over mailen of IM’en), maar blijft bewaard ook nadat de mensen zijn vertrokken. Een goede manier van kenis management en niet te vergeten een goede manier om niemand voor het hoofd te storen.
Tip 4: maak aparte mail adressen voor nieuwsbrieven en dergelijke. Wat een totale onzin. Ten eerste: schaf nieuwsbrieven af en ga met RSS werken. Scheelt je bakken met tijd. En als je dan per sé nieuwsbrieven moet ontvangen, maak dan gewoon regels in outlook (of welk programma je ook gebruikt) aan zodat ze automatisch naar de juiste mapjes geschreven worden. Ga geen aparte mail adressen aanmaken, want die moet je managen. Maar eigenlijk moet je helemaal geen nieuwsbrief meer willen ontvangen!
Tip 6: gebruik geen MSN. Mijn advies: gebruik juist wel MSN. Scheelt heel veel tijd in heen en weer mailen en bellen is bijna altijd ook langer. Gebruik MSN echter wel zakelijk en ga dus geen lange onzin gesprekken aan. Ben ook eerlijk tegen mensen die privé even komen chatten dat je aan het werk bent en druk bent. Daar heeft iedereen begrip voor.
En de grap is dan dat zijn item 10 overbodig is. Een cultuur waar het goed is om niet direct te reageren… niet iedereen hoeft op blogs te reageren en alles waar je direct een reactie op wil gaat via IM.
Mijn tips: denk vooral goed na hoe je nieuwe media in kan zetten en wat hun sterke kanten zijn. En laat je niet te veel leiden door oude dogma’s en prehistorische gedachten over hoe de wereld in elkaar zit.
Als je overigens echt tijd wil besparen heb ik nog een tip. Koop je vakliteratuur (boeken) bij Amazon.com (de US versie ja, in de UK niet te verkrijgen nog) op Audio CD (of download en brand ze). En luister er dan naar in de file. Daarmee houd je toch je vakliteratuur bij, zonder dat het je extra tijd kost.