Laatst had ik een meeting met de co-ondernemers van e-people om te kijken waar we ons proces nog verder konden verbeteren. Dat doe je natuurlijk door te analyseren waar het niet zo soepel loopt en te kijken wat dan de gemeenschappelijke factor is. Wat bleek, de nieuwe functies zijn de boosdoeners. Niet meer doen dan? Nee, lijkt me niet. Maar wel je proces erop aanpassen. Hoe?

Ten eerste moet je definiëren wat nieuw is. De functie kan nieuw zijn, maar de contactpersoon, de consultant en de klant natuurlijk ook. Wat blijkt nou? Hoe meer van de factoren nieuw zijn, hoe meer zeilen we bij moeten zetten om te zorgen dat het proces goed loopt of gaat lopen. Logisch zou je zeggen, want nieuwe zaken vragen gewenning. Toch hebben we besloten om ons proces erop aan te passen op basis van onze ervaringen. Wat waren die ervaringen?

Allereerst is het heel moeilijk om van de klant een helder beeld te krijgen van wat men zoekt. Dat is bij een vervangingsvacature veel makkelijker. Want daar heeft hij of zij een beeld bij door een ervaring met een vorige werknemer, waardoor zich een benchmark in het hoofd van de klant heeft gevormd. Daar kan hij de kandidaat aan toetsen. Als die benchmark er niet is, leert de ervaring dat het beeld pas ontstaat als de klant met kandidaten aan het spreken is. Al pratende wordt het helderder wat de klant zoekt. En soms leidt dat tot bijstellingen van het profiel, waardoor de search vertraagt. Dat is te ondervangen door de klant vooraf te adviseren wat breder te werven, dus niet heel specifiek, en vooral veel kandidaten te spreken. in dat geval gaat het dan toch meestal goed in ronde 1. Dit proberen we nu standaard in te bouwen in de intake naar onze klanten.

Wat we als tweede maatregel doen, is het halverwege de search even met de tussentijdse resultaten bij de klant langs gaan en de tot dan gevonden profielen even bespreken. Even je teen in het badwater steken om te kijken of je op de goede weg bent. Een beetje iteratief searchen zeg maar. Het voorkomt dat je al je searchtijd al gespendeerd hebt, terwijl je misschien niet helemaal op het goede spoor zat.

Het derde wat we doen, is proberen bij de eerste ronde met de klant mee aan tafel te zitten bij de interviews. Dan zie je “live”  hoe de klant zijn mening vormt, waardoor je bij kandidaten verderop in het proces beter kunt briefen richting je kandidaten.

Die derde maatregel is ook zeker raadzaam als je kandidaten werft voor een bestaande vacature, maar voor een nieuwe manager. Elke manager heeft weer zijn eigen visie op een vacature en heeft zijn eigen kijk op welke mensen hij of zij prettig vindt om mee te werken. Je kunt er niet zo maar vanuit gaan als de vacature hetzelfde is, maar de manager nieuw, dat de criteria hetzelfde blijven. Kijk maar eens hoe vaak bestaande medewerkers, die eerder voldeden, in deknel komen als ze een nieuwe manager krijgen.

Als de consultant aan de kant van e-people nieuw is, proberen we altijd een schaduw-consultant erbij te zetten op de opdracht, die al wel ervaring heeft met de vacature, de klant of de contactpersoon. Die gaat dan mee op intake, mee met de kandidaat-presentaties en evalueert de search resultaten voordat ze worden gepresenteerd. Ook dat voorkomt verstoringen.

Maar wat als de klant ook nog nieuw is? Dan heb je eigenlijk het grootste afbreukrisico. Vaak proberen we de klant dan te overtuigen dat het goed is om ons ook nog met iemand te laten praten in dezelfde of vergelijkbare rol, zodat we een hele goed beeld krijgen van de rol. In een dergelijk geval is het namelijk vaak vooral moeilijk om de smaak en cultuur van een bedrijf over te brengen (want die ken je dan nog niet zo goed) op je kandidaten. En door dat kijkje  in de keuken, lukt dat vaak veel beter. Krijg je meer gevoel bij het bedrijf.