Tempo-Team is een goede bekende in recruitmentland. Onderdeel van de grootste uitzendorganisatie ter wereld, Randstad. Dus als Tempo-Team wat zegt, dan luister je met extra aandacht. In dit geval gaat het om adviezen van Tempo-Team met betrekking tot de afwijzingsbrief, of zoals Tempo-Team zelf zegt: een fijne afwijzingsbrief (ik moet lichte braakneigingen onderdrukken):

Naast deze curieuze kwalificatie valt ook het overdreven gebruik van leestekens op, maar mogelijk overdrijf ik het nu zelf een beetje.

Anyhow, nu dan de suggesties die Tempo-Team de lezer geeft voor het in elkaar draaien van een afwijzingsbrief. Ik beperk me tot een tweetal alinea’s, waarbij in kleur (rood = heel erg fout, geel = fout) is weergegeven waar de knelpunten zitten:

Hi [naam]! Heel erg bedankt voor je sollicitatie voor de functie van […] bij […]. Met jou solliciteerden nog veel anderen. Jammer genoeg kunnen we jou vandaag niet blij maken: bij het selecteren van kandidaten is onze keuze helaas niet op jou gevallen.’

‘We snappen dat dit niet het bericht is waar je op gehoopt had. Toch hopen we dat je onze keuze begrijpt. Heb je nog een vraag of wil je meer toelichting op onze keuze? Neem dan vooral even contact op met [naam] via [mail]. We willen je nogmaals bedankt voor je enthousiasme om bij ons te solliciteren. Veel succes met verdere sollicitaties!’

Hi [naam]! Heel erg bedankt voor je sollicitatie voor de functie van […] bij […]. Met jou solliciteerden nog veel anderen.

‘Heel erg bedankt’. Het klinkt misschien fijn maar het is zeker niet professioneel. Waarom niet het meer neutrale, maar vrijwel net zo vriendelijke ‘Hartelijk dank’? En dan de ‘sollicitatie voor de functie’. Het kan aan mij liggen maar ik heb nog nooit gehoord van het solliciteren voor een functie. Ik heb  het even gecheckt bij mijn goeroe op recruitmenttaalgebied en die was het met mij eens (N=2 dus waar).

En dan is er de zin dat er veel anderen hebben gesolliciteerd. Is dit soms een opmaat om de klap van de afwijzing te verzachten? Wees dan eerlijk en zeg hoeveel sollicitanten er hebben gesolliciteerd. Dan heb ik tenminste nog iets aan een afwijzingsbrief! Want als veel = 3 dan heeft de sollicitant een ander probleem dan wanneer veel = 300. Toch?

Jammer genoeg kunnen we jou vandaag niet blij maken: bij het selecteren van kandidaten is onze keuze helaas niet op jou gevallen.

Hoezeer kan je als recruiter door het stof kruipen? Jammer genoeg… Helaas… Misschien is het goed om een video mee te sturen waarin het collectieve recruitmentteam as over het hoofd strooit. Nee? Gebruik dan nooit of te nimmer deze twee zinnen en geeft de sollicitant oprechte informatie.

‘We snappen dat dit niet het bericht is waar je op gehoopt had. Toch hopen we dat je onze keuze begrijpt.

Het is misschien geen goed idee om de meelevende recruiter te spelen. Vooral als je helemaal niet weet hoe de afwijzingsbrief ontvangen wordt. Misschien is de sollicitant wel zielsblij, want heeft zij/hij/x al een andere baan gevonden. Of pislink, omdat dit echt de baan was waar zij/hij/x de zinnen op had gezet. Vals medeleven gaat dan niet helpen en bedelen om begrip al helemaal niet. Doe dit dus niet!

We willen je nogmaals bedankt voor je enthousiasme om bij ons te solliciteren

Een zin met een koe van een taalfout (‘we willen je nogmaals bedankt’) is sowieso een no-no in een afwijzingsbrief. Gelukkig is de hele zin al heel erg fout. Want waarom ga je meermaals bedanken voor de sollicitatie? Het is nergens voor nodig en de ontvanger gaat je er echt niet aardiger door vinden. Dus weg met die zin.

En dit was een korte analyse van het advies datTempo-Team geeft aan recruiterend Nederland. Ik zou dit advies niet al te serieus nemen.