DRE tip 6: Het sollicitatie proces

Tips voor de betere Digitale Recruitment Ervaring houden niet op bij de website. Sterker, misschien is dat nog wel een minder belangrijk onderdeel dan het (online) proces. Hoewel je eerlijk moet zijn: beide zijn van belang, het is één grote funnel natuurlijk. En na het digitale proces begint het met het offline proces van gesprekken, maar daarover gaan wij niet. Nu eerst: het sollicitatie proces online.

De afgelopen tijd heb ik hier veel discussies over gehad met verschillende leveranciers van software en recruitment bureaus. Grappig is het verschil in visie dat je daar vaak ziet. Bijna elke software leverancier stelt namelijk dat het ‘helemaal niet verkeerd is om vragen te stellen om een pré selectie te maken’. Dat is ook wat veel HR afdelingen bij bedrijven willen horen, logisch, het scheelt hen werk. Echter is de vraag: wat wil de sollicitant?

Ik vraag me vaak af waarom W&S bureaus wel kunnen leveren, terwijl de meerderheid van de Nederlanders ontevreden is over hun dienstverlening. Ik kan het u denk ik ook wel weer vertellen. Het proces om je in te schrijven bij een W&S bureaus is veel eenvoudiger dan bij een bedrijf. Eén van mijn W&S relaties stelde me: ‘99% van al onze sollicitaties is een e-mail met een CV, 1% reageert via het formulier dat je kan invullen op de site’. Kijk, heldere cijfers.

Wat daarnaast bij W&S bureaus natuurlijk meespeelt is dat men graag de CV stuurt en daar een functie bij laat zoeken. Dit is wat ik kan, dit is mijn ambitie, wat zouden jullie voor me hebben. Dat kan bij, met name grote, bedrijven natuurlijk ook. Toch verwachten we daar een sollicitatie op een functie. Een gemiste kans?

Ik denk dat je het beide moet bieden, of allemaal. Open sollicitaties moet je netjes afhandelen, iets wat weinig gebeurt. Daar moet je wel de tijd in steken en goed naar kijken wat die persoon kan en wil. En je zou het moeten stimuleren, desnoods met een aparte afdeling ‘open sollicitaties’ die niets anders doet dan geschikte kandidaten door de organisatie heen pompen. Goed te combineren trouwens met loopbaanbeleid en interne mobiliteit. Recent voorbeeld van een zeer groot concern dat mij deed schrikken was dat één persoon van afdeling A naar afdeling B was gegaan via een headhunter. Dat terwijl hij bij HR had aangegeven dat hij interesse had om die richting op de gaan, heeft het bedrijf 15.000 euro betaald voor zijn eigen medewerker. Het zet je aan het denken, niet? Ook internationaal doorplaatsen wordt belangrijker, het is nu makkelijker om van Siemens in Nederland naar Philips in Londen over te stappen dan bij je bedrijf te blijven, as a figure of speech. Maar daarover in een ander artikel meer.

Het digitale sollicitatieproces zou in mijn optiek moeten worden ingericht naar de wensen van de kandidaat. Dat houdt dus in dat als die per mail wil antwoorden, je hem of haar die mogelijkheid moet geven. Voor de mensen die dan roepen: maar dan heb ik de CV niet in mijn database, is daar natuurlijk een oplossing voor. Een bedrijf als textkernel helpt met CV extractie en je kan veel goedkoper een data entry bureau inschakelen de gegevens aan te vullen dan het je kost om een headhunter in te zetten.

Een goed voorbeeld overigens van beide mogelijkheden is Sogeti. Zowel per mail als via een formulier. In het kader van Digitaal-Werven hebben we de sollicitatie per mail gedaan, omdat deze doorgaans het slechtst worden afgehandeld (ze komen immers niet in het systeem). Keurig binnen een dag afgewezen voor de baan, met een keurige e-mail (ook over het mail proces later meer). Sogeti laat de kandidaat bepalen hoe hij wil solliciteren en plukt daar naar ik vernomen heb de vruchten van in aantallen sollicitanten.

Een ander goed voorbeeld van ‘user friendly’ solliciteren is LogicaCMG. Nee, je kan niet mailen op één vacature, maar je begint met het uploaden van je CV. Vanuit die CV (waarschijnlijk via Textkernel of één van de concurrenten) worden alle reed ingevulde gegevens al opgenomen in het verder toch al relatief korte formulier. Op deze manier laat je de kandidaat zelf de gegevens controleren (dus geen werk, geen data typiste nodig), maar irriteer je hem niet met het intikken van vele velden die reeds in je CV staan. Niet de ideale oplossing (dat blijft die mail), maar een goede tweede keus.  Bijkomend voordeel voor Logica is natuurlijk dat ze zich hiermee profileren als innovatief bedrijf, wat als IT bedrijf belangrijk is.

Is er dan niets te zeggen voor die formulieren? Eigenlijk weinig, behalve als je genoeg mensen krijgt. British Airways bijvoorbeeld heeft genoeg sollicitanten voor steward(es) functies. Dan zijn formulieren handig een schifting te maken. Maar de opmerkingen die ik altijd krijg over ‘mensen mogen best een beetje moeite doen om te solliciteren’ raken doorgaans kant nog wal. Waarom? Omdat ze dat niet hoeven te doen bij de W&S bureaus die je vervolgens inzet om de gaten te vullen die vallen door je eigen selectie voor de poort. Mensen zijn al bereid moeite voor je te doen door je te mailen en door op gesprek te komen. Dat ze zich meteen aan jouw processen moeten aanpassen om te solliciteren is in deze arbeidsmarkt gewoonweg niet slim.

Dus de tips zijn:

– geef een sollicitant de keuze hoe hij wil solliciteren (per e-mail of via een formulier)
– indien je formulieren gebruikt, maak deze zo kort mogelijk, vraag enkel de meest essentiële data (10 vragen maximaal?)
– indien je formulieren gebruikt, zorg voor een CV parsing tool zodat de reeds aanwezige informatie zo goed mogelijk al vooraf wordt ingevuld
– vergeet niet dat als je meerdere kanalen inzet (e-mail en formulieren) je deze beide goed moet afhandelen!

5520cookie-checkDRE tip 6: Het sollicitatie proces
Geef een reactie