In het kader van de serie: Tips voor betere Digitale Recruitment Ervaringen (DRE) wil ik het vandaag hebben over de e-mail afhandeling. Want het is niet enkel de website die de digitale sollicitatie-ervaring bepaald, het is ook de manier waarop er gereageerd wordt.

Bij het onderzoek naar de beste Digitale Sollicitatie-Ervaring in het kader van Digitaal-Werven hebben we (lees: twee studenten en ik ook enkele) bij meer dan 100 bedrijven gesolliciteert. Zoals eerder bekend gemaakt: 50% reageerde niet. Een trieste score natuurlijk. Maar de partijen die wel reageerde kunnen nagenoeg allemaal wel iets verbeteren.

Naast veel e-mails kwam er nog één afwijzingsbrief binnen. Dat viel reuze mee, enkele jaren geleden ging bijna alles nog per brief. Maar wat is nu een goed e-mail proces?

Laten we beginnen bij de timing. Is een auto reply nodig? Op zich niet, mits je dan snel inhoudelijk reageert. Zelf zou ik stellen dat als je niet binnen één week inhoudelijk kan reageren, stuur dan meteen na de sollicitatie een auto reply met ontvangst bevestiging. Aangezien het aantal reacties binnen de week schrikwekkend laag was (positieve uitzonderingen waren o.a. de genomineerden Sogyo en Sogeti) is het dus bijna te adviseren standaard een auto reply in te stellen.

Wat moet daar dan in staan? Als eerste is een beetje personalisatie niet verkeerd. Je hebt doorgaans de naam van die persoon, gebruik deze dan. Daarnaast is het goed om te refereren aan de functie waarop gesolliciteerd is en mogelijk de link naar de functie erbij. Ook is het altijd goed dit contactmoment te gebruiken voor wat extra interactie. Zet er bijvoorbeeld linkjes in naar je arbeidsvoorwaarden (indien die op de site staan) en sfeer middelen (referenties van collega’s in tekst of video). Waarom zou je geen gebruik maken van dit gewenste (permissie) contactmoment?

Dan stap 2, het daadwerkelijk reageren. Zelf vind ik dat een week een hele mooie termijn is, maar hoe sneller, hoe beter natuurlijk. Binnen twee werkweken moet het hoe dan ook kunnen. Ik geloof ook niet in het ‘afwachten van de sollicitatie termijn’ voor reacties, het gaat volgens mij om de kandidaat meer dan de functie in deze arbeidsmarkt.

Hoe reageer je dan inhoudelijk? Maak het in ieder geval persoonlijk. Als je iemand afwijst, zet er een reden bij, een echte reden. Niet het ‘u voldoet niet aan de eisen’ of ‘er zijn betere kandidaten’. Geef dan aan welke eisen de persoon niet voldoet. Een hele mooie, positieve uitzondering kregen we van een accountantskantoor. Deze gaf aan dat de motiverende brief niet echt motiverend was en kwam met tips hoe deze beter te schrijven. Daarmee doe je natuurlijk heel veel goeds naar je afgewezen sollicitant.

Als je iemand afwijst kan je soms hem of haar ook wijzen op andere functies binnen de organisatie. Geef in ieder geval aan hoe lang je van plan bent de sollicitatie in database te houden en vraag of deze persoon het daarmee eens is.

Wanneer je iemand uit nodigt en dit over e-mail doet (wat bij dit onderzoek wel moest aangezien we geen telefoonnummers hadden vermeld), geef meteen een paar datum opties of vraag om het telefoonnummer.

Maar vergeet niet ook dit inhoudelijke contactmoment te managen. Ook hier kan je weer meer informatie geven over je bedrijf, enkele links (bij uitnodiging) naar belangrijke informatie geven of naar andere functies (bij afwijzing). Eventueel zelfs naar zusterbedrijven indien dat relevant kan zijn.

Tot slot misschien nog wel de belangrijkste tip: zorg voor een persoonlijk contact mogelijkheid. In andere woorden: stuur de mail vanuit een persoonlijk adres en zet er de contactgegevens van de recruiter bij. Je wordt niet afgewezen door een machine (tenminste, dat hoop ik niet), doe dan ook niet alsof. De contactgegevens van de recruiter in de mail voor vragen, opmerkingen, etc is niet meer dan een kwestie van fatsoen.

Dus de tips:
– Een auto reply is wenselijk indien je niet binnen 5 werkdagen iemand kan afwijzen of uitnodigen
– Een auto reply is een contact moment, gebruik dit om iemand meer informatie te geven over je bedrijf, maar vooral via linkjes
– Reageer ALTIJD binnen 10 werkdagen inhoudelijk, eigenlijk binnen 5.
– Ben persoonlijk. Geef een kandidaat feedback bij afwijzingen
– Ben persoonlijk. Zorg dat de contactgegevens van de recruiter altijd aanwezig zijn in de mail.

Dit artikel is geschreven in het kader van de serie: Digitale Recruitment Ervaringen. Dit alles in aanloop naar het uitroepen van de ‘beste Digitale Recruitment Ervaring’ op 11 maart tijdens het Digitaal-Werven event.