Automatische e-mails, meten is weten, 10

Automatische e-mail responses onder het vergrootglas Om de kwaliteit van de automatische e-mail response op online sollicitaties te meten, zijn een 14-tal vragen opgesteld. Per vraag is er echter nog het nodige te zeggen over de wijze waarop de beoordeling tot stand komt. 

In 14 afleveringen ga ik dieper in op elke afzonderlijke vraag, en de wijze waarop de beoordeling tot stand komt.

Vandaag de tiende vraag: Zijn er paragrafen aanwezig met relevante informatie voor de ontvanger?

En dat levert de volgende waardering op voor deze vraag:

  • Nee (-2)
  • Er is één paragraaf aanwezig zonder een “call to action”. De paragraaf bevat tenminste één van de volgende onderwerpen: Hoe kan ik mijn profiel aan te passen of te verwijderen; (verwijzing naar) informatie over het bedrijf, de afdeling, bedrijfsblog, content van medewerkers, etc.; (verwijzing naar) informatie over ziektekosten verzekering, pensioenregeling, overige procedures, etc. (-1)
  • Er zijn één  of meer paragrafen aanwezig met een “call to action” in context. De paragrafen bevatten tenminste  één van de volgende onderwerpen: Hoe kan ik mijn profiel aan te passen of te verwijderen; (verwijzing naar) informatie over het bedrijf, de afdeling, bedrijfsblog, content van medewerkers, etc.; (verwijzing naar) informatie over ziektekosten verzekering, pensioenregeling, overige procedures, etc.  (1)
  • Er zijn één  of meer paragrafen aanwezig met een “call to action” in context. De paragrafen bevatten twee of meer van de volgende onderwerpen: Hoe kan ik mijn profiel aan te passen of te verwijderen; (verwijzing naar) informatie over het bedrijf, de afdeling, bedrijfsblog, content van medewerkers, etc.; (verwijzing naar) informatie over ziektekosten verzekering, pensioenregeling, overige procedures, etc. (2)

In vorige afleveringen zijn de volgende vragen behandeld:

  1. Is het e-mail adres van de afzender herkenbaar?
  2. Geeft de titel van de e-mail voldoende informatie?
  3. Mag de ontvanger op de e-mail reageren?
  4. Maakt formattering en lay-out het eenvoudig om de e-mail te scannen?
  5. Hebben paragrafen een prioriteit op basis van hun relevantie?
  6. Start de e-mail met een aanhef?
  7. Zijn de aanhef en de inhoud van de e-mail consistent?
  8. Is er een paragraaf aanwezig die het doel van de e-mail uitlegt?
  9. Is er een paragraaf met vervolgstappen aanwezig?

Volgende keer: Bevat de afsluitende contactinformatie een herkenbare afzender?

29510cookie-checkAutomatische e-mails, meten is weten, 10
Geef een reactie

3 Comments
  • Marc Drees
    says:

    @Petra:
    In dit geval gaat het primair om automatische e-mail responses die dus door een systeem gegenereerd en verstuurd worden. De inhoud van de response is dus vastgelegd.

    Verder gaat het hier om een ‘vergelijkend warenonderzoek’ waarbij de automatische e-mail responses van werkgevers naast elkaar gelegd worden en dus op 14 kenmerken met elkaar vergeleken worden.

    De situatie die jij schetst is natuurlijk een fundamenteel andere; waarbij het borgen van e-mail conventies natuurlijk een heel ander verhaal is.

    0
    0
  • Petra van den Eshof
    says:

    Beste Marc Drees,

    Je schrijft in je aanhef, meten is weten, wij zijn een organisatie die al sinds 2001 zakelijk corresponderen per e-mail meet. Maar wat bedoel jij met meten is weten? Wij houden bedrijven de spiegel voor met een rapportage van alle e-mail die er ontvangen en verstuurd wordt. Lay out, taalgebruik, snelheid van reageren en inhoud van een e-mail etc., allemaal zaken die voor corresponderen per brief wel vastgelegd zijn, maar voor zakelijk corresponderen per e-mail niet! Na 2 e-mails veranderen we van u naar je en jij en doen we met z’n allen alsof regels niet meer gelden. Veel medewerkers zijn binnen hun eigen organisatie niet eens op de hoogte wie er nu uiteindelijk verantwoordelijk is voor een e-mail protocol. Wij begrijpen jouw motivatie om automatische e-mails aan conventies te laten voldoen, maar hoe borg je dit binnen organisaties?

    0
    0