Dit artikel is het eerset in een serie van vier met betrekking tot RPO.

Sinds een jaar of 10 kennen we het fenomeen Recruitment Proces Outsourcing (RPO). Er zijn veel verschillende vormen en definities van RPO. De Recruitment Process Outsourcing Association definieert RPO als volgt:

when a provider acts as a company’s internal recruitment function for a portion or all of its jobs

Uit deze definitie blijkt dat een RPO supplier de gehele recruitmentafdeling overneemt met al haar taken en verantwoordelijkheden. Zij kan dit doen voor een gedeelte van de vacatures, we praten dan over “project RPO”, of zij doet dit voor alle vacatures.

RPO is ooit ontstaan in Sillicon Valley ten tijde van de internethype. Veel high tech bedrijven wilden niet meer absurd hoge fees betalen aan headhunters en W&S bureaus en besloten om met name het search/post, kwalificeer- en contactgedeelte van hun recruitmentproces te outsourcen om zo kosten op bureaufees te besparen. In oorsprong was er dus geen sprake van een volledige RPO maar slechts delen van het recruitmentproces (sourcing) werden uitbesteed. Dit laatste noemen we ook wel outtasking en niet RPO waar het gehele proces wordt geoutsourced (zie definitie).

RPO heeft zich in de loop van de jaren doorontwikkeld van een outtasking operatie naar een volledige outsourcing operatie. Maar wat zijn de drivers voor organisaties om RPO te overwegen of toe te passen? Onderstaand een aantal drivers zoals ik die de afgelopen jaren tegen ben gekomen bij diverse klanten.

Me too strategie

onze concurrenten passen RPO toe dus zullen wij dat ook maar doen want het zal wel goed zijn

Een me too strategie, zonder inhoudelijk onderzoek of het van toegevoegde waarde voor de eigen organisatie is, leidt meestal tot verkeerde beslissingen.

Kosten bureaufees zijn te hoog

We merken dat we steeds meer gebruik van bureaus moeten maken omdat de klantvraag naar recruitment toeneemt en ons eigen HR apparaat het niet meer aankan of te weinig kennis heeft. Door outsourcing kunnen we kosten besparen op bureaufees

RPO’s en varianten daarop zullen steeds meer de vervangers gaan worden van de traditionele W&S bureaus. Wanneer men overweegt te outsourcen, zal men eerst onderzoek moeten doen of outsourcing ten opzichte van zelf een recruitmentafdeling opzetten kostentechnisch voordeliger is, er zal een make or buy businesscase gemaakt moeten worden. In sommige gevallen kan een eigen recruitmentafdeling voordeliger zijn dan een RPO, in het volgende artikel kom ik hier op terug.

Recruitmentafdeling functioneert niet

We krijgen steeds meer feedback van onze interne klanten dat onze recruitmetnafdeling niet goed functioneert. Veel gehoorde klachten zijn dat doorlooptijden te lang zijn, kwaliteit van kandidaten niet op het juiste niveau, servicelevel niet op gewenst niveau etc. We weten niet goed hoe we dit probleem moeten oplossen dus we gaan het outsourcen

Een probleem outsourcen is meestal geen oplossing. Organisaties zullen eerst voor zichzelf moeten onderzoeken wat nu precies het probleem op de recruitmentafdeling is (gebrek aan expertise, capaciteit of beiden) en of outsourcing een oplossing kan zijn of dat er andere oplossingen zijn om het probleem te verhelpen. Wanneer men een “rammelende” recruitmentpraktijk outsourced dan is de kans vrij groot dat deze nog harder gaat “rammelen”.

Recruitment is een transactioneel , niet bedrijfskritisch proces

Wij zien recruitment als een transactioneel proces. Er is een vacature en daar plakken we een aantal kandidaten op, proces draaien en klaar! Transactionele processen die niet de kern van de bedrijfsactiviteit raken kun je het beste outsourcen, dus dat kunnen we, net zoals de payroll, ook met recruitment doen

In recruitmentland bestaan twee verschillende recruitmentafdelingen; degenen die recruitment zien als transactioneel en degenen die het zien als relationeel. Recruitmentafdelingen die recruitment zien als relationeel proberen een relatie met klant en/of kandidaat op te bouwen. Om deze relatie effectief op te kunnen bouwen dienen zij een strategie te bedenken; hoe ga ik de relatie met de klant en kandidaat effectief opbouwen. Dit betekent dat er een klantstrategie (accountmanagementstrategie) ontwikkeld wordt en een kandidaatstrategie (arbeidsmarktbewerkingsstrategie).

Recruitmentafdelingen die recruitment als transactioneel proces zien gaan ervan uit dat zij een input krijgen (de vacature), een proces draaien om kandidaten te krijgen en als output is de vacature ingevuld. Dit laatste type recruitmentafdelingen komen we het meeste tegen. Is dit erg? Nee, niet noodzakelijk. Wanneer een recruitmentafdeling in een omgeving zit waarbij zowel de klanten als de kandidaten laag dynamisch zijn (dus klantvraag fluctueert weinig en de relevante arbeidsmarkt is voldoende ruim) dan kan men recruitment best als transactioneel proces zien. Helaas is dit weinig recruitmentafdelingen tegenwoordig gegeven. Om effectief te kunnen zijn of blijven, dienen zij dus meer relationeel (naar klant, kandidaat of beiden) dan transactioneel te zijn. Wanneer je een relationele manier van recruitment gaat outsourcen als een transactioneel proces kom je onvermijdelijk in de problemen. Dit hebben we de afgelopen jaren vaak voorbij zien komen bij (grote) RPO projecten. Wanneer je een gerechtvaardigde transactionele wijze van recruitment gaat outsourcen kan dit prima werken.

Klantvraag naar recruitmentactiviteiten is dynamisch en daarmee kostengevoelig

De klantvraag naar recruitment is dynamisch. In een economische downturn hebben we nauwelijks vraag en dus een overcapaciteit op recruitment. Wanneer de economie aantrekt kunnen we de recruiters nauwelijks aanslepen om in de vraag te voorzien. Daarnaast merken we dat recruitmentvraag, ongeacht downturn of upturn, constant fluctueert. Wanneer we outsourcen kunnen we de klantvraag effectiever aan de capaciteit koppelen

Dat recruitment cyclisch is en een (steeds meer) dynamische klantvraag kent is inmiddels algemeen geaccepteerd. Dat vanuit een kostenperspectief dit niet altijd even handig is is ook een feit. Het flexibiliseren van de recruitmentafdeling zal de komende jaren een must zijn gezien de omstandigheden in de commerciële omgeving van veel organisaties (kortere economische cyclus, kortere productlevenscyclus etc.) en de daaruit voortvloeiende dynamiek in de vraag naar arbeid en dus recruitmentactiviteiten. Het managen van capaciteit en daarmee (overhead) kosten zal voor veel organisaties een focuspunt zijn. Overigens dienen organisaties hierbij wel een onderscheid te maken tussen het managen van headcount en het managen van kosten. Wanneer men gaat outsourcen verdwijnt de headcount en de daarmee gepaard gaande kosten van de V&W rekening maar daar komen ook andere kosten voor terug; de RPO moet ook betaald worden. In sommige gevallen zien we dat de kosten voor headcount verdwijnen maar dat er meer kosten voor terug komen, ik kom hier in een later artikel nog op terug.

Conclusies, met betrekking tot de drivers voor recruitment, zijn dat:

• Een me too benadering van RPO nooit een goed idee is
• Kiezen voor een RPO zonder een make or buy businesscase nooit een goed idee is
• Dat RPO zonder voorafgaand onderzoek naar verbeterpotentieel van de huidige recruitmentafdeling nooit een goed idee is
• Dat wanneer recruitment als een relationeel proces gezien moet worden het outsourcen daarvan als transactioneel proces nooit een goed idee is
• Dat RPO als middel om fluctuaties in klantvraag en daarmee capaciteit op te vangen voor een aantal organisaties prima kan werken mits hun klantvraag inderdaad fluctuaties laat zien.

Het inzetten van RPO kan voor een aantal organisaties dus zeker goed werken mits het een goed doordachte beslissing is. In mijn volgende artikel in deze reeks zal ik (kritisch) ingaan op de voordelen van RPO zoals deze benoemd worden door de suppliers van RPO diensten.

Dit gastblog is geschreven door Sandor Snoeren, recruitmentstrateeg bij Gatekeeper.