Ik heb drie weken geleden een aantal vragen opgestuurd naar de DPO’s/FG’s van Indeed, Stepstone, Totaljobs en Seek. Ondertussen heb ik ook nog een enigszins uitgebreidere vragenlijst opgestuurd naar de Benelux baas van Indeed. Tot dusverrre heb ik alleen antwoorden ontvangen van Totaljobs; over de eerste antwoorden heb ik vorige week een stukje geschreven: Hoe Totaljobs aan haar disposition data komt. Daarbij vond ik een zin van de Privacy policy van Totaljobs verwarrend:

Application status: information about the application sent by the recruiter (For example, Application received, Qualified, Hired and/or Rejected).

Nu is Totaljobs primair een Engelse site, en sinds de Brexit gaat het niet echt lekker meer met de Britse economie. Maar het zal toch niet zo slecht geregeld zijn dat Britse recruiters naar Totaljobs mailen, iedere keer dat er een statusverandering in het sollicitatieproces optreedt? Dus dat recruiterverhaal in de Privacy Policy is onzin, dat moet via een ATS verlopen, tenzij Totaljobs een side hustle heeft als ATS.

Terzijde, Application status is de term die Totaljobs hanteert voor het begrip disposition data. Er was in het antwoord van Totaljob ong onvoldoende antwoord gegeven op mijn vragen (zie onderaan deze blog posting) en daarom stelde ik een drietal vervolgvragen:

1. How do employers share this information? Is this done through an API? And is this process managed by the employer or by the ATS?
2. What information is shared outside of an Application status and a timestamp?
3. Does Totaljobs have a list of Application statuses the employer/ATS needs to adapt to? If so, can you share a list of statuses?

En ik had bijna per kerende post antwoorden, ook op een vraag die ik niet heb gesteld maar die ik alleen in bovenstaand artikel had benoemd…:

Employers share application‑status updates with us through their Applicant Tracking Systems (ATS), which transmit these updates automatically via established technical integrations.

Dat is dus min of meer gelijkaardig met de werkwijze van Indeed.

The process is handled at ATS level — not manually by recruiters — and only activated when a customer chooses to provide this transparency to their candidates.

Hier is een antwoord op de vraag die ik niet heb gesteld in mijn e-mail. Verder lijkt het er op dat Totaljobs een actieve opt-in verlangt van de werkgever. En dat is een heel stuk beter dan de actieve opt-out die Indeed aanbiedt.

The information shared consists solely of application‑stage updates, such as ‘received’, ‘in review’, ‘interview’, ‘offer’, ‘hired’, or ‘rejected’.

Als dit klopt dan is de data grab van Totaljobs beperkter dan die van Indeed. Overigens lijkt Totaljobs hiermee te suggereren dat er meer status opdates zijn dan hier worden genoemd.

These statuses are mapped to a common Stepstone/Totaljobs framework so that candidates receive clear, consistent updates on their application progress. No additional personal data is transmitted for this purpose.

Dit is een buitengewoon interessant antwoord. Enerzijds lijkt Totaljobs hiermee aan te geven dat Stepstone en Totaljobs dezelfde werkwijze hanteren (wat natuurlijk volstrekt logisch is vanuit procesoptimalisatie en kosten). Daarnaast lijkt Totaljobs hier te zeggen dat het enige doel voor het ontvangen van disposition data is het tonen van de status van een sollicitatie aan sollicitanten. Maar omdat het alleen er op lijkt, is er dus een reden om een derde keer een aantal vragen aan Totaljobs te stellen:

1. Is the full list of statuses: ‘received’, ‘in review’, ‘interview’, ‘offer’, ‘hired’, or ‘rejected’, or are there more?
2. Can you share the full list of statuses within the common StepStone/Totaljobs framework?
3. What is the maximum timeframe for storing application-status updates with candidate profiles?
4. Is the sole purpose of receiving the application-status updates from the ATS the possibility to inform job seekers of the progress after applying?
5. Is there no timestamp shared by the ATS’s when they provide application-status update?
6. Is Totaljobs (and StepStone) aware of the possible GDPR and AI-Act issues when storing application-status updates?
7. Is the Connect API of Totaljobs publicly available?
8. Is Totaljobs only receiving Application status updates of job seekers that have applied through Totaljobs?

Da’s zijn toch nog best veel vragen. Ik ben benieuwd…

Dit zijn overigens de vragen die ik in eerste instantie aan elk van de vacaturesites heb gesteld:

1. When a job seeker applies to a job via Totaljobs , is the subsequent disposition data subsequently linked to this job seeker? If this is correct, does this mean that disposition data Totaljobs collects via its site and via a partner ATS is always linked to individual job seekers (ie the profile a job seeker has on Totaljobs)?
2. What is the default setting in your API with the partner ATS: opt-in or opt-out (of the disposition data delivery)?
3. Does Totaljobs validates that partner ATS’s inform their clients of the consequences of opting in or out of the disposition data delivery? If so, how? How is made sure that the client is fully aware of the consequences? Do you have a template to assist partners in this process? 
4. If a job seeker applies through the web site of a ATS partner client AND the ATS partner opt-in is active, what data do you receive (if any)?
5. How are job seekers informed of the fact that their disposition data might end up with Totaljobs? If so, how? How is made sure that the job seeker is fully aware of the consequences? Do you have a template to assist partner ATS’s and their clients?
6. Are partner ATS (and/or ATS clients) incentivized for the delivery of disposition data? If so, is this only for job seekers that originate from Totaljobs, only for job seekers that come via de partner client’s website or both?