Tijdens het Digitaal Werven event heb ik een presentatie gehouden over het online sollicitatieproces op wervingssites. Een belangrijk onderdeel, vanuit mijn perspectief, is de automatische e-mail die je als bevestiging op een sollicitatie hoort te ontvangen.

In het Digitaal Werven onderzoek wordt de e-mail bevestiging op een groot aantal criteria beoordeeld. De essentie hiervan is in onderstaande figuur weergegeven:

Het leek me zinvol dit plaatje van wat praatjes te voorzien, en elk van de vier onderdelen nader uit te leggen.

Duidelijk
Een e-mail komt in eerste instantie in de inbox van een ‘werkzoeker’ terecht. En als het een actieve werkzoeker is, bestaat er natuurlijk een goede kans dat hij/zij op meerdere vacatures heeft gesolliciteerd.

Dus een onderwerp "Uw sollicitatie" zegt de ontvanger misschien wel veel te weinig. Het vermelden van de naam van de functie en de naam van het bedrijf kan in dit geval wonderen doen. En het is wel zo netjes.

Taalgebruik in de e-mail dient natuurlijk ook duidelijk te zijn. Korte zinnen met een heldere zinsbouw. En geen woorden (of nog erger; acronymen) die alleen binnen het eigen bedrijf bekend zijn… (om Simon Carmiggelt te parafraseren: Elk bedrijf is een samenzwering tegen leken).

Persoonlijk
Stel, ik heb als werkzoeker net een enorme hoeveelheid persoonlijke gegevens moeten invoeren. Zoals mijn naam, mijn leeftijd, geslacht, etc. En dan krijg ik een e-mail bevestiging op mijn sollicitatie die begint met: Geachte heer, mevrouw …

Dat geeft me echt een goed, warm gevoel. Heb ik daar al die moeite voor gedaan? Geloof me, als de IT afdeling zegt dat het niet kan, dan hebben ze er gewoon geen zin in. Want het personaliseren van een e-mail is altijd mogelijk. Tenzij de gegevens van mijn sollicitatie natuurlijk helemaal niet bewaard worden…

Een andere ‘doodzonde’ is een e-mail adres die begint met noreply@. Wat een heerlijke boodschap om te ontvangen… Heb ik al die moeite gedaan om te solliciteren; krijg ik een response waar ik niet eens op mag reagaren als ik dat zou willen…

Sluit de e-mail op een persoonlijke manier af. Bijvoorbeeld met de naam (en de contactgegevens) van de recruiter die voor de betreffende functie het vervolgtraject zal behandelen.

Het kan ook goed zijn om nog eens te benadrukken dat direct contact kan worden opgenomen met de recruiter. Het klinkt misschien verbazingwekkend, maar mensen kunnen wel eens heel terughoudend zijn als ze een goede indruk willen maken. Bijvoorbeeld als ze een baan zoeken…

Informatief
Begin de e-mail natuurlijk met een herhaling van de reden: de sollicitatie. En het is dan meteen een goed idee om de ontvanger te bedanken voor het feit dat hij/zij gesolliciteerd heeft. Toch?

Vertel ook wat de vervolgstappen in de procedure zijn en wanneer die vervolgstappen worden genomen. En vermeld dan geen weeknummers, of ‘eind maart’. Maar geef concrete data. Kan dat niet? Misschien is er dan iets niet helemaal in orde met het interne proces…

En een e-mail is een contactmoment (verkoopmoment?) met een potentiele medewerker. Geef ze alle informatie die ze nodig hebben als ze het vervolg van het sollicitatieproces gaan meemaken. En informatie over het bedrijf, de afdeling, de mensen waar ze mogelijk mee gaan werken.

Met links
Al die informatie die je een potentiele medewerker kan geven zou een e-mail wel eens erg lang kunnen maken. Dus biedt hyperlinks naar die informatie op de eigen site. Of eventueel andere locaties (Hyves, Linkedin groep, etc.) waar informatie kan worden gevonden.

Slotopmerkingen
Denk vanuit het perspectief van de ontvanger. Verplaats jezelf in de positie van de werkzoeker en beoordeel de e-mail vanuit dat gezichtspunt. Hoe je dat het beste doet? Solliciteer eens op een functie bij je eigen bedrijf!

Er zijn meerdere redenen om werkzoekers fatsoenlijk te behandelen tijdens een online sollicitatieproces. En dus ook een fatsoenlijke e-mail te sturen als bevestiging van hun sollicitatie.

De eerste reden is natuurlijk dat het mensen zijn. En dus ook als mensen dienen te worden behandeld. Dat vinden we tenslotte allemaal fijn.

De tweede reden is dat werkzoekers een steeds schaarser ‘goed’ beginnen te worden en dat nog lange tijd zullen blijven. Fatsoen scoort!

De derde en laatste reden is dat werkzoekers ook nog eens klanten kunnen zijn (of worden). Een slechte sollicitatie-ervaring kan daar nog wel eens verandering in brengen… Da’s handig; geen nieuwe medewerker en een klant minder!

De hele presentatie is overigens te vinden op Slideshare, dankzij Frankwatching