Post and pray. Een uitspraak waarmee het passieve karakter van een vacatureplaatsing kernachtig wordt omschreven. Je plaatst een vacature en vervolgens kan je niet anders dan wachten (en bidden) of er (geschikte) kandidaten reageren. Tegelijkertijd biedt de gemiddele vacaturesite of multiposter de plaatser van de vacature uitgebreide informatie over het aantal views en het aantal sollicitaties.

Met dat bidden valt het dus nog wel mee, zeker als je deze situatie afzet tegen het volledige gebrek aan informatie voor werkzoekers. Want hier geldt een vergelijkbare uitspraak die aanzienlijk correcter is: Apply and pray. Waarmee de situatie wordt beschreven waar een werkzoeker zich in bevindt voor en na een online sollicitatie. Die niets weet over de populariteit van de vacature die wel erg leuk lijkt. En die in het welbekende zwarte gat wordt gezogen nadat op de Verzend knop van het online sollicitatieformulier is geklikt.

Een volstrekt onwenselijke situatie die niet alleen onfatsoenlijk maar ook zeer onprettig is voor de werkzoeker. En dat terwijl er natuurlijk van alles aan kan worden gedaan.

Laat ik daarom eens vanuit het perspectief van de werkzoeker/sollicitant kijken naar het proces van beoordelen van een vacature tot na verzending van de online sollicitatie. Wat zou ik in deze situatie allemaal willen weten?

Nou, dat is niet zo ingewikkeld:

1. Hoe populair is deze vacature?
2. Hoe sta ik ervoor?
3. Is mijn sollicitatie ontvangen?
4. Wat is de voortgang?

Hoe populair is deze vacature?
In plaats van de volstrekt irrelevante, maar veel getoonde, plaatsingsdatum van een vacature zou ik als werkzoeker veel meer geholpen zijn met een inzicht in de populariteit van de vacature. Hoe vaak een vacature is bekeken geeft hier al een eerste indruk, maar nog veel belangrijker is natuurlijk het aantal sollicitaties. Want hiermee krijgt een werkzoeker niet alleen een indicatie van die populariteit; hij/zij heeft hiermee tenslotte een gelegenheid de eigen kansen bij een eventuele sollicitatie veel beter in te schatten. En kan op basis daarvan besluiten al dan niet te solliciteren.

De reactie van de gemiddelde recruiter is bijna hoorbaar in mijn achterhoofd: Idioot! Hiermee zorg je ervoor dat mensen niet gaan solliciteren!! Dat is deels zeker correct, maar mijn vraag zou zijn: wat is daar verkeerd aan? Door werkzoekers meer informatie te geven kunnen zij een beter geinformeerde keuze maken over het al dan niet solliciteren op een bepaalde functie.

Een werkzoeker met uitstekende kwalificaties (ofwel een werkzoeker met een overtrokken zelfbeeld danwel de verplichting van het UWV om tweewekelijks te solliciteren) zal ook bij een groot aantal sollicitanten nog altijd kunnen besluiten om te solliciteren. Tegelijkertijd zal een werkzoeker met mindere kwalificaties kunnen besluiten hiervan af te zien. Waarmee deze informatie mogelijk zelfs de gemiddelde kwaliteit van de sollicitaties kan verhogen, hoewel ik daar op voorhand niet al te hoge verwachting zou hebben.

Door informatie over het aantal views en het aantal sollicitaties te geven, zorg je er als vacature- of wervingssite dus voor dat een werzoeker beter in staat over de eigen kansen na te denken en daarmee een beter geinformeerde keuze te maken of solliciteren zinvol is.

Hoe sta ik ervoor?
Hier wordt het een heel stuk ingewikkelder, want om deze vraag te kunnen beantwoorden is het noodzakelijk de kwalificaties van de werkzoeker met de eisen van de vacature te kunnen vergelijken en op basis hiervan de mate van geschiktheid te beoordelen. Een technischer verhaal, maar in het geheel niet onmogelijk. En een manier om bijzonder waardevolle feedback richting werkzoekers/sollicitanten te geven.

Deze mogelijkheid geeft ten eerste de werkzoeker de kans zich af te vragen of hijzij in voldoende mate geschikt is voor de baan. Zeker als de vacature ook nog eens een drempelwaarde bevat. Waarmee de werkgever aangeeft dat sollicitanten met kwalificaties onder deze drempelwaarde niet in behandeling worden genomen. Of beter nog, waardoor deze vacature niet eens zichtbaar wordt voor een werkzoeker die niet aan deze kwalificaties voldoet. Maar dat is een heel ander verhaal. En voer voor een andere blog posting.

Verder geeft het dus ook de mogelijkheid voor werkzoekers om te zien hoe zij ‘scoren’ ten opzichte van anderen die al gesolliciteerd hebben. En daarmee, ongeacht het aantal sollicitaties, kunnen besluiten om niet te solliciteren. Of juist wel.

Daarnaast is het van belang sollicitanten op de hoogte te houden van de ontwikkeling van hun positie als gevolg van nieuwe instroom van sollicitanten. Hiermee blijven sollicitanten inzicht houden in de eigen positie en kan eventueel ervoor worden gekozen om alsnog de sollicitatie in te trekken.

Is mijn sollicitatie ontvangen?
Als je eenmaal hebt gesolliciteerd is het natuurlijk prettig om te weten of de sollicitatie is aangekomen op de juiste plek. Helaas treedt na de ontvangst van de ,meestal bijzonder slechte, automatische e-mail response vaak een oorverdovende stilte in. Er wordt eenvoudigweg niets meer gecommuniceerd met de sollicitant, tenzij het tot een uitnodiging voor een gesprek komt. Bot, grof en bijzonder dom. Want een sollicitant is ook een mens, hoewel dit voor sommige recruitment afdelingen mogelijk als een nieuwtje komt. En verder kan een sollicitant ook nog eens een klant zijn bij hetzelfde bedrijf. Slim…

Hier treden we overigens het domein van de interne bedrijfssystemen binnen. Wat een HRMS, ATS, CRM of ERP systeem kan zijn, maar ook een maatwerk systeem of een simpel spreadsheet. Wat het achterliggende systeem ook is; zorg voor een procedure waarmee de garantie ontstaat dat iedere sollicitant tijdig, correct en volledig wordt geinformeerd over de ontvangst van zijn/haar sollicitatie en de verwachte vervolgstappen en concrete termijnen daarvoor.

Wat is de voortgang?
Het gemiddelde back-office systeem heeft een workflow component in zich. Zo ook bij een HRMS, ATS, CRM of ERP systeem of enig ander in gebruik zijnd systeem om het interne proces van een sollicitatie te administreren. En daarmee is de vergelijking met de ondertussen bekende track & trace systemen van pakjesbezorgers gauw gemaakt. Iedere statuswijziging wordt geadministreerd en is daarmee in principe ook naar de sollicitant te versturen. Natuurlijk is enige voorzichtigheid hier op zijn plaats, maar transparantie is een groot goed.

Conclusie
Door uit te gaan van de behoefte van de werkzoeker is via een beperkt aantal maatrgelen veel te verbeteren aan de informatievoorziening richting werkzoekers. Waarmee deze doelgroep niet alleen een veel betere ervaring wordt geboden maar tegelijkertijd ook de kwaliteit van de gemiddelde sollicitatie wordt verhoogd en de omvang van het aantal sollicitaties kan worden teruggedrongen. Met andere woorden: uitsluitend winnaars!

Dus… waarom gebeurt dit nog niet?