Omdat ik onlangs van werkgever veranderd ben heb ik het genoegen mij weer in een nieuw ATS te mogen verdiepen. Na Peoplesoft, PeopleXS, Taleo, Tangram, Otys, Mr.Ted en Successfactors (De diverse iteraties van Excel recruitment laat ik liever buiten beschouwing) ontdek ik de afgelopen dagen de wondere wereld van Icims. En ik moet zeggen, het is allemaal best gebruiksvriendelijk.

Vandaag echter geen review van het ATS. Ik wil het met jullie hebben over de constatering dat alle ATS hetzelfde zijn. Eenheidsworst, saaie, operationele molochs. Vaak vervuild door verkeerd gebruik en eerder een blok aan het been van de recruiter dan de hamer die de spijker die matchen heet op de kop moet slaan. Een pleidooi voor het einde van het Applicant Tracking System en het begin van het Talent Acquisition System.

Wat is de primaire output van een ATS?

Het korte antwoord? Rapportage en inzicht. Alle ATS die ik tot nu toe heb mogen bekijken focussen primair op volgen van het proces. Kandidaatje binnen > eerst gesprek > tweede gesprek > afgewezen > herhaal. Als recruitment manager kan ik vervolgens kijken of mijn recruiters geen kandidaten missen en of de funnel een beetje schoon en gevuld is. Ik kan wat rapportages draaien op sources. Afhankelijk van de leverancier en de implementatie gebeurt dat of met door de kandidaat ingevulde (en dus vervuilde) informatie of, met een beetje mazzel, aan de hand van wat oppervlakkige metrics en referrer links op jobboards. Daarmee ding ik jaarlijks mijn kortingen af bij mijn leveranciers. Ça cést tout.

Heeft het ATS zich dan niet ontwikkeld? Ja en nee. Nee, als je kijkt naar die primaire output, die blijft puur gefocussed op het selectietraject en op rapportage daarop. Ja, als je kijkt naar interface en het naar het web brengen van vacatures en het parsen van CV´s. Maar zelfs die veranderingen zijn gemaakt om het rapportage proces te vergemakkelijken.

Een goede recruiter is vaak niet goed in administratie, mag ik dat zeggen? Er van uitgaande dat een recruiter van het extraverte persoonstype is, die gedijt op chaos en ad hoc interruptie door email, telefoon, twitter, noem maar op. Het is een boude stelling en natuurlijk zijn er voldoende uitzonderingen te vinden, maar loop even met me mee. Wie kent niet de gevallen waarin de data in ATS dusdanig vervuild is date er van zinnige rapportage geen sprake is? De overleggen waarin blijkt dat recruiters de overvloed aan statusvelden, vinkjes en rapportages ieder verschillend gebruiken of de recruiter die het hele systeem omzeilt en kandidaten pas in na de hire in het systeem zet? En weg is de toegevoegde waarde van je ATS,…

Wat dan wel: Search

Die had je van me kunnen verwachten, toch? Mijns inziens leveren de huidige generatie ATS geen enkele nuttige functionaliteit op het gebied van search. Het feit dat een Nederlands product als Match! niet van een ATS leverancier maar van een derde partij (Textkernel) komt is een teken aan de wand. Zelfs met dergelijke tools op de markt ligt er nog steeds een groot gat op het gebied van search technologie. In een eerder blog betoogde ik al dat er een nieuwe vorm van complexiteit binnen search ontstaat en dat we daarom veel meer een big data appproach moeten voeren in CV search. Waar is het systeem dat mijn search historie bewaart en analyseert? Het systeem dat mijn vacatures parsed en me keywords en synoniemen aandraagt? Het systeem dat mijn zoekopdracht in het Engels, Frans of Farsi vertaalt en geschikt maakt voor de aan mij beschikbare engines?

Het echte applicant tracken zou niet meer in het selectie-proces moeten gebeuren maar op sociale media. Het echt nuttige volgen gaat namelijk over de carrière van het talent in je pijplijn en niet waarom hij ooit niet is aangenomen. Market mapping is nu nog een spelletje van een aantal doorzetters maar ik voorspel dat het steeds meer de moeite waard wordt. Verandert iemand van baan op Linkedin? Waar praten de peers van succesvolle hires over op twitter en kan ik dat gebruiken in search? Is er een trend te ontdekken in de carrière stappen van mensen die onze banen afwijzen en kunnen we daar onze search op aan passen?

Wat dan wel: Analytics

Wie kent ze niet? De interimmer die even een Google analytics accountje voor je opzet? Een account die je banale, vrij zinloze, informatie biedt over de bezoekers van je recruitment website. De hoeveelheid bezoekers aan je website, een summiere traffic analyse en misschien een time spent. Vraag je zelf af wat je DOET met die info? Interessant wordt het pas als we gaan A/B of zelfs multivariate testen. Ik zou goud geld betalen voor een ATS dat de effectiviteit van verschillende emails op overzichtelijke wijze kan A/B testen. Voor de tool die analyseert welke keywords in mijn searchstrings voor de hoogste conversie zorgen. Die mijn recruiters suggesties doet qua search en advertentie bronnen bij het plaatsen van een nieuwe vacature aan de hand van historische data. In mijn ATS, in plaats van extern, gecombineerd met de rest van mijn data. Wat een droom. Maar helaas, een rapportje over afgevallen sollicitanten blijkt belangrijker. Meer weten over analytics? Lees deze blogs eens.

Wat dan wel: Referral

Ook als het gaat over referral gaan derde partijen er met de prijs vandoor. Juist hier is dat raar, om dat er in 99% van de gevallen integraties met de ATS leverancier nodig zijn om vacatures in het platform te laden en status updates mogelijk te maken. Als er ergens makkelijk klant retentie kan worden verkregen is het voor de ATS leverancier die investeert in een eigen referral tool. En dan hebben we het nog niet over de verrijking van de data in het ATS als ook het referral scrapen in het systeem gebeurt.

Wat dan wel: Advertising

Niet helemaal eerlijk, de meeste leveranciers leveren enige vorm van advertentie tooling. Hoewel in het geval van multiposting óók weer de krans naar derden gaat. Maar zelfs die missen een hoop als het gaat om SEO optimalisatie en analyse. Qua indexatie van individuele vacatures is het überhaupt vaak een drama. Geen van de ATS die ik ken zijn in staat aggregators te meten omdat ze referrer links gebruiken voor hun postings op Monster, Linkedin en dergelijke. Ook op het gebied van optimalisatie voor mobile laten een hoop ATS leveranciers nog veel liggen. In plaats daar van kiest men er voor apps aan te bieden (nog steeds).

Conclusie

Gegeven, rapportage op voortgang en sources  is onmisbaar binnen recruitment, maar de huidige generatie ATS gaat er nog steeds vanuit dat het een doel op zich is en van primair belang in het hedendaagse recruitment proces. De bovenstaande vier basisbenodigdheden voor de moderne recruiter drukken het traditionele ATS steeds verder naar achter op mijn prioriteitenlijstje, laat staan in mijn budget, ten gunste van een nieuwe generatie systemen die de recruiter daadwerkelijk helpt succesvol te zijn.

Het is bizar dat een relatief plat en weinig complex proces als recruitment nog niet full service in een systeem is gevangen maar er legio kleine clubjes met niche tooltjes een goed belegde boterham verdienen.Te lang hebben de ATS leveranciers geloofd in het partner model waarin vernieuwing slechts gekoppeld hoefde te worden met het eigen proces. Daardoor is men uit het oog verloren dat het eigen proces steeds minder van toegevoegde waarde is geworden.

Het big data dogma is allerminst tot het recruitment landschap door gedrongen en dat is jammer . Daar liggen een hoop kansen, zeker voor de search gedreven wervers. Het hopen is dat de consolidatie slag in de ATS markt leidt tot een vernieuwing in de geleverde tools. De eerste tekenen komen van Oracle, dat na de acquisitie van Taleo ook Selectminds aanschafte. Nu hopen dat er meer volgen.

Wie bouwt mij een Talent Acquisition System?!