Om de kwaliteit van de automatische e-mail response op online sollicitaties te meten, zijn een 14-tal vragen opgesteld. Per vraag is er echter nog het nodige te zeggen over de wijze waarop de beoordeling tot stand komt. 

In 14 afleveringen ga ik dieper in op elke afzonderlijke vraag, en de wijze waarop de beoordeling tot stand komt.

Vandaag de veertiende en laatste vraag: Is de e-mail tekst leesbaar?

En dat levert de volgende waardering op voor deze vraag:

• Alle essentiele content is niet goed leesbaar (-2)
• Eén onderdeel van essentiele content is niet goed leesbaar (-1)
• Alle essentiele content is goed leesbaar (1)
• Alle content is goed leesbaar (2)

Deze vraag heeft de nodige aanvullende informatie (Forrester) die daarom hieronder in het Engels is weergegeven:

What to test:

• Text size
• Foreground/background contrast
• Text colors like red and orange that are difficult for the eye to focus on. Red text on a blue background is a particularly severe instance of this: It causes an optical illusion called chromeosteropsis in which the red text appears closer and the blue background appears further away.
• Look at graphics in text format as well as in HTML.
• Essential content in the e-mail is: content that directly relates to the job that was applied to, information related to next step(s) and possible calls to action.

How to score:

• Scoring guidelines based on point size follow, but use judgment to make a call on the score.
• For 1, look just at essential content. Generally, “large” means 10-point or larger, but this can change based on the target user (e.g., older or younger users) or the font used.
• For 2, look for controls for changing the font size on the page or the ability to change the text size using the browser controls. Test to see if you can change the text size in the browser controls.
• The “text legibility guide” contains three fonts (Times New Roman, Verdana, and Arial) in point sizes ranging from 7 to 14. You can print this document and pages from the Web site you are evaluating to determine the text size. (Sometimes font size isn’t retained when pasting HTML text into Word.) Keep in mind that this is just a guide — legibility is based on font size, font style, AND foreground/background contrast. Sometimes a dark but slightly smaller font is more readable than a larger light-colored one. Your judgment is important.

In vorige afleveringen zijn de volgende vragen behandeld:

1. Is het e-mail adres van de afzender herkenbaar?
2. Geeft de titel van de e-mail voldoende informatie?
3. Mag de ontvanger op de e-mail reageren?
4. Maakt formattering en lay-out het eenvoudig om de e-mail te scannen?
5. Hebben paragrafen een prioriteit op basis van hun relevantie?
6. Start de e-mail met een aanhef?
7. Zijn de aanhef en de inhoud van de e-mail consistent?
8. Is er een paragraaf aanwezig die het doel van de e-mail uitlegt?
9. Is er een paragraaf met vervolgstappen aanwezig?
10. Zijn er paragrafen aanwezig met relevante informatie voor de ontvanger?
11. Bevat de afsluitende contactinformatie een herkenbare afzender?
12. Bevat de inhoud van de e-mail ‘call(s) to action’?
13. Zijn hyperlinks (calls to action) duidelijk en informatief?