Met plezier heb ik de afgelopen weken mogen spelen met HROffice. HROffice is een recruitment systeem (ATS), geleverd door het Nederlandse bedrijf Adver-Online dat sinds vorig jaar een zelfstandig onderdeel is van USG People. Wie begint te werken met HROffice wordt vanaf de start overrompeld door de vele mogelijkheden en dat deed mij in eerste instantie denken aan het eerste Zwitserse zakmes dat ik kreeg. Maar ondanks de overeenkomsten is HROffice geen Zwitsers zakmes.

Hoe mooi en goed een Zwitsers zakmes ook moge zijn, toch loop je vaak tegen de beperking van een van de functionaliteiten aan. De eerste keer als het schaartje naar buiten komt denk je, wow, er zit ook een schaartje in. Echter dan blijkt het schaartje bij gebruik toch minder handig dan een los schaartje. Al blijft het een wonder om toch maar steeds te zien wat er allemaal naar buiten kan worden geklikt bij het Zwitserse zakmes.

Nu HROffice: wat kan daar allemaal naar buiten worden geklikt? Iedereen kan beginnen met het gratis basissysteem aanzetten. Het basissysteem is een volwaardig ATS waarmee de vacature kan worden gepubliceerd met een sollicitatieformulier, zodat de kandidaten georganiseerd kunnen worden verwerkt. Daarnaast kunnen er ook vele betaalde en gratis modules worden aangezet.

Via een webshop kan men direct een aantal modules aan- en uitzetten. Verder kan men ook nog een heel aantal diensten van Adver-Online en van derde partijen afnemen. Allen direct gekoppeld aan het HROffice systeem. Als we de Zwitserse zakmes test loslaten op één van de modules zien we dat de modules ten eerste geheel geïntegreerd in het systeem zijn, maar dat ze ook volledig “state of the art” zijn.

Naast de modules zijn er ook de diensten zoals e-assesments, Id controles, verklaring van goed gedrag controles, CV controles maar ook bijvoorbeeld een volledig gekoppeld PZ systeem. Het ging te ver om al deze diensten te bekijken, al is het principe hetzelfde als bij de modules.

De keerzijde van veel mogelijkheden is complexiteit. Ondanks de logica van de schermen blijven er soms een hoop keuzes te maken.

Zo zien we bijvoorbeeld bij het aanmaken van een vacature wat er allemaal te kiezen valt. Vaak zijn de keuzes weer instellingen die men zelf met parameters kan aanpassen. Nu heb ik begrepen dat de interactie van de schermen binnenkort wordt verbeterd. Blijft natuurlijk het feit dat flexibiliteit en veel mogelijkheden tot gevolg hebben dat er ook wat te kiezen valt.

Verschillende soorten organisaties kunnen hun aspiraties op gebied van recruitment ondersteunen met HROffice. Zowel organisatiestructuren als diverse workflows en functiecategorieën kunnen bedrijven kwijt in de instellingen. Van klein tot groot, van intermediair tot een bedrijf met een eigen recruitment-afdeling: het systeem kan aangepast worden zoals zij het willen.

Wat mij het lastigste lijkt van een systeem als HROffice, naast de vele keuzes, is het vergelijken van kosten met die van een ander systeem. Bij het aanzetten van een systeem als HROffice loopt een bedrijf het gevaar dat door langzaam met modules uit te breiden er geen bewuste keuzes tussen de andere systemen worden gemaakt. IT afdelingen die graag termen als architectuur en “best of breed” bij pakket selecties gebruiken, wijzen op het gevaar van dit soort sluipende keuzes.

Gelukkig is HROffice geen Zwitsers zakmes en zal iedere functionaliteit goed werken. Een bedrijf zal moeite hebben om steeds bewuste keuzes te maken als er een uitbreiding nodig is. Hoe ga je die extra module bekijken ten opzicht van een ander systeem? Nee, ik denk als je eenmaal in HROffice zit, je er niet zomaar uit bent. Wel moet ik zeggen dat de modules net zo makkelijk uit te zetten zijn als aan te zetten en er geen contractuele verplichtingen blijven.