Vandaag een (standaard) afwijzingsbrief, van de hand van Lonneke Franzen (Movacolor), via het blog van Jacco Valkenburg, opgepikt via een tweet van Nicol Tadema. Je moet er tegenwoordig wat voor over hebben om aan content te komen…

De afwijzingsbrief is vrij lang, maar gezien de informatieve waarde leek het me relevant om het volledig te tonen, hier en daar onderbroken met wat observaties van mijn kant.

Beste sollicitant,

En daar lagen ze dan: 57 mooie sollicitatiebrieven. De selectie van kandidaten stelde ons voor een lastige keuze, want er zaten ontzettend veel geschikte, creatieve en oprecht gemotiveerde sollicitaties tussen. Uiteindelijk hebben we 8 sollicitanten geselecteerd waarmee we in gesprek gaan. Helaas is onze keuze hierbij niet op jou gevallen.

Waarom communiceer je het aantal sollicitatiebrieven? Dit lijkt een gevalletje van How can I make this about me? Zijn de afgewezen sollicitanten gebaat bij deze informatie, worden ze er wijzer van? In het kader van 57 sollicitanten dan vind ik het niet erg dat ik afgewezen ben?

En dan is er de golden oldie waar ik al eerder over heb geschreven, het gebruik van het woord helaas (Een afwijzing, Helaas, Tempo-Team struikelt over afwijzingsbrief, Helaas weer een afwijzingsbrief. Met “Helaas”). Het is een niet-oprechte uiting van compassie van de kant van de recruiter. Laat het woord helaas toch gewoon weg, het voegt niets toe in de communcatie naar de sollicitant

Globaal kunnen we aangeven waar we op gelet hebben, zodat je zelf alvast kunt kijken of het op jou van toepassing is. Vind je het desondanks toch prettig om meer informatie te ontvangen of herken jij je niet in onderstaande dan mag je mij altijd mailen, dan pak ik je sollicitatie er even bij en zal ik je per mail een terugkoppeling geven.

• We hebben gelet op werkervaring en dan met name op werkervaring in een B2B omgeving. Sommige kandidaten scoorden prima op opleiding, maar hadden nog net iets te weinig werkervaring. Of de werkervaring was vooral B2C gerelateerd.
• Verder keken we of de opleiding aansloot bij de functie. Een aantal kandidaten was bijvoorbeeld meer opgeleid richting eventmanagement of vooral grafisch georiënteerd.
  
• Kandidaten die deze functie wilden combineren met een eigen bedrijf hadden niet onze voorkeur.
  
• Sommige sollicitanten stuurden ons alleen een cv en geen motivatie. Wanneer er dan meerdere geschikte kandidaten zijn, loop je het risico dat een ander wordt geselecteerd.

Duidelijke informatie die een waardevol onderdeel van een afwijzingsbrief vormt. Hier kan je als sollicitant wat van leren. Ik denk wel dat een meer concrete terugkoppeling (persoonlijk) dit onderdeel pas echt waardevol zou maken.

Wat ons verder opviel:

• Schrijf- en spelfouten mogen eigenlijk niet voorkomen in een sollicitatiebrief.
  
• We ontvingen ook een sollicitatie die bestemd was voor een andere organisatie en een brief van iemand die per ongeluk twee sollicitaties verstuurde (zelfde brieven voor verschillende organisaties). Ook kwam er een mail voorbij met in het onderwerp: FW sales functie …
  
• Het is niet heel charmant om in de aanhef de naam van de directeur te zetten, terwijl in de vacature duidelijk is aangegeven aan wie de sollicitatie geadresseerd dient te worden.

Waarom toon te deze informatie in alle afwijzingsbrieven? Het lijkt me alleen relevant om dit te communiceren met de betreffende sollicitant(en). Het lijkt alsof je iedereen deelgenoot wil maken van de fout(en) van een enkeling. Niet zo aardig, toch?

En dan nog dit. Oudere sollicitanten wezen ons op de kwaliteiten die zij gezien hun ervaring meebrengen. Daar zijn wij het helemaal mee eens. We hebben dus ook niet op leeftijd (of geslacht) gelet, maar op bovengenoemde punten.

We willen je bij deze bedanken voor je inzet. We hopen van harte dat je niet wordt ontmoedigd door deze afwijzing; er zaten gewoon heel veel geschikte kandidaten tussen. Mensen van wie we zeker weten dat ze een baan zullen vinden die bij hen past. En jij bent daar vast en zeker een van.

Tja, de duivels zitten aan het eind van deze brief. Hiermee lijkt de briefschrijver vooral aardig gevonden te willen worden door de mensen die ze net heeft afgewezen. En die behoefte is zo sterk dat er een belofte wordt gedaan over de zekerheid van het vinden van toekomstig werk.  Dat lijkt me niet erg verstandig…

Slotopmerkingen
Ondanks de kritiekpunten is deze standaard afwijzingsbrief er eentje waar heel veel recruiters hun voordeel mee kunnen doen. Lonneke Franzen verdient een lintje, al wordt dit helaas pas in 2023.