‘Werken bij’ site en ATS: olie en azijn

grafzerk Voor werkgevers is online recruitment een niet weg te denken onderdeel bij het werven van nieuwe medewerkers. Het centrale punt van de online recruitment inspanningen is in veel gevallen de eigen ‘werken bij’ site. En deze ‘werken bij’ site bestaat feitelijk uit twee onderdelen:

  • Een onderdeel waar het bedrijf zichzelf presenteert als een aantrekkelijke werkgever. Hier wordt het employer brand uitgedragen, zijn interviews met medewerkers te vinden, komt de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de werkgever naar voren, etc.
  • Een onderdeel waar openstaande vacatures worden gepresenteerd en waar het mogelijk is om op vacatures te solliciteren. Het online recruitment proces.

In het algemeen is het employer branding onderdeel aantrekkelijk voor de bezoeker van de site terwijl het zoek- en sollicitatieproces op zijn best een ambivalente ervaring is. Waarbij als belangrijkste oorzaak de achterliggende software kan worden aangewezen. Terwijl dit niet zo hoeft te zijn.

Voor de interne afwikkeling van sollicitanten gebruiken bedrijven in het algemeen een software applicatie. Hierbij kan het gaan om een specifieke recruitment applicatie (meestal een standaard Applicant Tracking Systeem), een HRMS systeem of een HR onderdeel van een groter ERP systeem. Elk van deze applicaties is bedoeld om de recruitment afdeling administratief te ondersteunen bij het uitvoeren van de werkzaamheden.

Op basis van deze informatie is het volgende plaatje te maken:

"’Werken bij’ site en interne recruitment applicatie: volledig gescheiden

‘Werken bij’ site en interne recruitment applicatie: volledig gescheiden

Heerlijk simpel. De ‘werken bij’ site is extern gericht en het domein van de werkzoeker. De interne recruitment applicatie ontvangt gegevens van werkzoekers die een sollicitatie hebben afgerond en is het domein van de recruiter. De communicatie tussen de ‘werken bij’ site en de interne recruitment applicatie zorgt ervoor dat de gegevens van de sollicitant van extern naar intern worden verplaatst. Helder toch?

Te duur?
Helaas… Deze prachtige situatie bevat volgens ‘IT professionals’ en beancounters een groot probleem. Want de functionaliteit in het zoek- en sollicitatieproces op de ‘werken bij’ site is in sterke mate vergelijkbaar met de functionaliteit die ook door de interne recruitment applicatie wordt geboden. Er is dus sprake van een dubbeling van functionaliteit en dat is kostbaar en foutgevoelig in onderhoud. Ergo: die dubbeling moet eruit!

Een begrijpelijke denkfout. Begrijpelijk omdat er inderdaad sprake is van functionaliteit die zowel in het zoek- en sollicitatieproces als in de interne recruitment applicatie voorkomt. Maar een denkfout omdat er sprake is van twee volstrekt onvergelijkbare doelgroepen: werkzoekers en recruiters. Die elk hun eigen doelen hebben:

  1. De werkzoeker heeft behoefte aan een omgeving waarmee eenvoudig kan worden gezocht naar potentieel interessante vacatures, relevante informatie over een vacature beschikbaar is, makkelijk tot een sollicitatie kan worden afgerond en die feedback geeft over de status van een afgeronde sollicitatie.
  2. De recruiter heeft behoefte aan een systeem waarmee efficient met sollicitanten en hiring managers kan worden gecommuniceerd, bestaande en voormalige sollicitanten kunnen worden gematched met openstaande vacatures, etc.

 

En deze twee doelen worden niet verenigd binnen 1 systeem; ongeacht of dit systeem het zoek- en sollicitatieproces van de ‘werken bij’ site is betreft of de interne recruitment applicatie. Maar denken in termen van een doelgroep is volledig vreemd voor ‘IT professionals’ en beancounters. Zij denken in functionaliteit en Euro’s.

En met de begrijpelijke denkfout komt de catastrofale blunder om de functionaliteit van de interne recruitment applicatie te integreren in de ‘werken bij’ site. waarbij we nog twee variaties kunnen onderkennen:

  1. Het sollicitatieproces op de ‘werken bij’ site wordt vervangen door functionaliteit van de interne recruitment applicatie
  2. Zowel het zoek- als sollicitatieproces op de ‘werken bij’ site wordt vervangen door functionaliteit van de interne recruitment applicatie

 

Het sollicitatieproces wordt vervangen
Schematisch is deze situatie als volgt weer te geven:

’Werken bij’ site en interne recruitment applicatie: gedeeltelijke integratie

’Werken bij’ site en interne recruitment applicatie: gedeeltelijke integratie

De arme werkzoeker wordt geconfronteerd met een functionaliteit die uitsluitend bedoeld is voor een interne recruiter op het moment dat diezelfde werkzoeker besluit om op een vacature te sollicitatie. En dat is meestal een angstaanjagende ervaring. Dat niet alleen; met de overgang van de ‘werken bij’ site naar het sollicitatieproces breekt meestal ook de ervaring met een enorme knal. Van dat prachtige employer branding gevoel blijft meestal niets over als het sollicitatieformulier wordt gepresenteerd. Een volledig andere look & feel. Alsof je onverwacht onder een koude douche komt te staan. Een ervaring waar je zo snel mogelijk uit wenst te ontsnappen. Met akelige consequenties voor de conversie.

Het zoek- en sollicitatieproces wordt vervangen
In dit geval is dus alleen nog het employer branding deel van de ‘werken bij’ site over; het zoeken naar vacatures en het vervolgens solliciteren op een vacature wordt bediend door de functionaliteit van de interne recruitment applicatie:

’Werken bij’ site en interne recruitment applicatie: volledige integratie

’Werken bij’ site en interne recruitment applicatie: volledige integratie

Tenslotte is in de meeste interne recruitment applicaties ook functionaliteit voor het invoeren van vacatures en het zoeken in diezelfde vacatures. Dus waarom die functionaliteit niet ook gebruiken in de ‘werken bij’ site? Inderdaad, waarom niet…?

Daarmee krijgt de bezoeker dus nog eerder een koude douche. In plaatst van pas tijdens het solliciteren de schrik van je leven te krijgen gebeurt dat al bij het zoeken naar vacatures. Het totale zoek- en sollicitatieproces speelt zich nu af binnen een applicatie die feitelijk uitsluitend voor interne consumptie was bedoeld. Waarmee het doel van de bezoeker volledig wordt genegeerd, en het bereiken van dat doel een overmatige inspanning kost. Met alle gevolgen vandien voor de conversie.

Het wordt allemaal nog een beetje erger
Een beetje moderne werken bij site is tegenwoordig ook uitgewaaiderd naar allerlei social media. En als het goed is kan de site ook via een smartphone of tablet worden benaderd. Nee, niet via een specifieke app maar omdat de site ook voor dit soort mobiele apparaten is geoptimaliseerd. En laten we ook de vacaturesites niet vergeten waar de werkgever vacatures op laat verschijnen. Waarbij een sollicitatie op een vacature de bezoeker meestal naar een sollicitatieformulier op de ‘werken bij’ site brengt.

Dit ‘ecosysteem’ levert een aanzienlijk complexere situatie op waarbij de ‘werken bij’ site (en vooral het zoek- en sollicitatieproces onderdeel) als een soort spin in het web figureert:

.

‘Werken bij’ site als spin in het web van social media en vacaturesites 

‘Werken bij’ site als spin in het web van sociale netwerken en vacaturesites

Op sociale netwerken is natuurlijk vooral aandacht voor de employer branding kant van een bedrijf terwijl op vacaturesites vooral aandacht is voor de vacatures. Maar ongeacht de focus, in alle gevallen leidt een interesse in vacatures terug naar het sollicitatieproces op de ‘werken bij’ site. Waarbij de schok van de gruwel van dat sollicitatieproces groter wordt indien:

  • De ervaring op de oorspronkelijk site beter is. De ervaring van een bezoeker op een site in de waaier van social media zal zeer positief moeten zijn om een bezoeker te verleiden tot het verlaten van die site om tot vacature zoeken en/of solliciteren over te gaan. Dezelfde ervaring op een vacaturesite is vrijwel zonder uitzondering minder positief, maar hier zit de bezoeker natuurlijk al in de modus van het zoeken naar en solliciteren op vacatures. De eventuele
  • Het sollicitatieproces slechter is. En hier zijn we weer terug bij de eerder beschreven situatie waarbij het gebruik van de interne recruitment applicatie voor het sollicitatieproces een garantie biedt op een buitgengewoon slecht sollicitatieproces.

Naarmate de afstand tussen de ervaring op de oorspronkelijke site en de ervaring van het sollicatieproces groter is, wordt de kans op een slechtere conversie navenant groter. Oftewel, hoe slechter het sollicitatieproces en hoe beter de daaraan voorafgaande ervaring, hoe minder bezoekers de sollicitatie ook daadwerkelijk zullen afronden.

Slotopmerking
‘IT specialisten’ en beancounters dienen zover mogelijk weg gehouden te worden van alles wat te maken heeft met de candidate experience. Want met hun aanwezigheid wordt die candidate experience ondergeschikt gemaakt aan beheer- en kostenaspecten. Beheer is belangrijk en kosten zijn belangrijk. Maar toekomstige medewerkers zijn nog belangrijker. En dat uit het oog verliezen is wel het domste wat je kan doen.

Geef een antwoord

3 Comments
  • Raoul van Heese
    says:

    Een beste beschouwing Marc, helemaal eens met je statements. Het gaat fout omdat taak en middelen gerichte professionals zelf proberen te analyseren welke intermenselijke relaties er spelen. Kosten gedreven is een tuimeling in de bekende valkuil snel gemaakt. Systeemdenkers zijn geen doelgroepkenners (en andersom is ook waar).

  • Marc Drees
    says:

    Gesproken als een ware techneut. De doelen van werkzoeker en recruiter zijn niet gelijk. Gebruik daarom nooit de functionaliteit die voor recruiters is gemaakt om het zoek- en sollicitatieproces voor werkzoekers mee te faciliteren.

    Dat daarnaast recruitment software in het algemeen een gruwelijk slechte gebruikservaring biedt is ook zeker waar. Maar waar je een recruiter nog kan verplichten een bepaald systeem te gebruiken is dat in het geval van werkzoekers een heel stuk moeilijker…

  • Tom van der Valk
    says:

    Een slechte gebruikerservaring voor de sollicitant duidt er meestal op dat de leverancier van die functionaliteit zich onvoldoende in kan leven in de gebruikers van het systeem. Als die functionaliteit door de leverancier van de recruitmentsoftware is geleverd, is de kans groot dat de software ook voor de recruiter niet erg gebruiksvriendelijk is. De recruiter kan (uiteraard ook niet gewenst) meer tijd investeren in het doorgronden van een systeem. Voor een sollicitant is het afbreukrisico daarom een stuk groter. Er gaat veel verkeerd doordat er onvoldoende wordt geïnvesteerd in een goede gebruikerservaring.